Что такое вкладыш в трудовую книжку, и как его правильно заполнять

Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2019 году.

Любой человек может столкнуться с такой проблемой, когда в трудовой книжке уже не будет места для внесения записей. Такая ситуация возникает, если гражданин часто меняет работу.

Куда же вписать информацию новому работодателю? Для этого существует специальный документ – вкладыш.

Содержание

Основные сведения

Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.

Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.

Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.

Что это такое

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).

В данном случае не допустимо:

Зачеркивание граф для сведений о поощрении Переименование ее в сведения о работе
Вписывание данных о стаже
Вклеивание чистых листов Из бланка трудовой книжки для продолжения внесения записей
Оформление новых трудовых книжек Для дополнительных записей

Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.

В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства.  В результате книжка может считаться недействительной.

Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.

Назначение документа

Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.

Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность (Правила № 225).

Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.

Трудовая инспекция может рассмотреть неправомерный отказ в оформлении и наказать за это. Итак, вкладыш – важный документ в кадровом делопроизводстве.

Правовая база

Правила заполнения вкладышей в трудовую книжку прописываются в Постановлении Министерства труда России № 69 от 10 октября 2003.

Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш». Выглядит она так:

Обязательная запись в трудовой книжке о кладыше

Применяют также правила №225 от 16 апреля 2003. Условия предоставления вкладыша сотруднику:

  • его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
  • выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47;

Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.

Требования к вкладышу

Если свободное место в книжке работника закончилось, категорически запрещается зачеркивать любую информацию. Также нельзя подкладывать чистые листы, чтобы вносить информацию. И, тем более, не разрешается вводить в работу новую трудовую книжку.

Вкладыш является единственным дополнительным документом, который используется как продолжение основного. В его графы вносится информация в том же порядке, как и в трудовой книжке. Вкладыш – это документ, который наделен определенными характеристиками:

  • Размер: 88 х 125 мм.
  • Картонная обложка.
  • Объем: 46 страниц.
  • Защитные элементы.

Внутренняя структура копирует графы трудовой книжки. Но, в отличие от нее, вкладышу присваивается идентификационный номер. Он проставляется на каждой странице. Эти два документа связывает тот факт, что идентификационный номер вкладыша отображается в самой книжке.

Вкладыш является дополнением к трудовой книжке в случае, если свободное место в ней закончилось.

Порядок оформления

Бланк вкладыша отображен в Постановлении Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках». Образец оформления можно посмотреть здесь. Заполнение титульного листа включает следующие данные:

  • Ф.И.О. работника.
  • Дата рождения.
  • Получение образования.
  • Должность.
  • Дата внесения информации.
  • Подписи сотрудника и ответственного лица.

Чтобы правильно вносить информацию на страницы вкладыша, нужно руководствоваться Постановлением Минтруда № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В документе отображаются правила внесения данных в книжку. По этим же законам ведется и вкладыш.

Важно правильно заполнить документ, без ошибок и помарок. Поэтому информация вносится до подшивки и указания номера в трудовой книжке. При такой подстраховке не придется, в случае указания неверной информации, менять бланк и исправлять номер. Если ошибка допущена, то форму следует заменить на новую, а старую – списать актом.

Дата заполнения определяется не спонтанно. Она напрямую связана с необходимостью внесения записи о приеме, увольнении, переименовании отдела или организации, изменении формы собственности. Порядковые номера записей вкладыша продолжают нумерацию информации, внесенной в трудовую книжку.

Чтобы избежать неточностей в заполнении, нужно лишний раз перепроверить внесенные сведения как на титульном листе, так и в графах. Далее следует поставить штамп. Следующий шаг – внесение уникального идентификационного номера.

Пример титульного листа вкладыша:

Фамилия: Сидоров

Имя: Борис

Отчество: Петрович

Дата рождения: 17 декабря 1986 г.

Образование: высшее профессиональное

Специальность: инженер-теплоэнергетик

Дата заполнения: 20 марта 2017 г.

Подпись владельца

Подпись ответственного лица

Подшивка

Если информация заполнена верно, вкладыш подшивается к трудовой книге. Правила распространяются не только на отображение информации, но и на подшивку. Документ нельзя приклеивать, использовать скрепки или скобы.

Для совершения этой операции применяются хлопковые нитки № 10. Они довольно прочные и не рвут бумагу. Вкладыш подшивается между обложкой и последней страницей в книжке.

От верхнего и нижнего края страницы отступают 2-3 см и с помощью шила проделывают отверстия в стенке трудовой книжки и обложке вкладыша. Затем, вставив нитку, производят несколько аккуратных стежков. На этом процесс оформления завершается, и вкладыш считается действительным.

Вкладыш помогает продолжить ведение карьерных сведений после того, как свободные страницы в трудовой книжке заканчиваются. Однако сам по себе документ недействителен. С одним лишь вкладышем нельзя устраиваться на работу или увольняться. Только трудовая книжка наделяет документ юридической силой. Именно поэтому важно знать, как правильно заполнить вкладыш.

Законодательство, регламентирующее порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это кадровый документ, необходимый в случае, когда место в книжке закончилось, а внести записи в нее требуется. Порядок заполнения вкладыша регламентирован следующими нормативными актами:

  1. ТК РФ. В нем прямо не урегулирован порядок использования вкладыша, однако он содержит сведения, касающиеся, в частности, порядка внесения записей об увольнении сотрудника.
  2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ раскрывает вопросы о том, в каких случаях вкладыш применяется и описывает общие принципы его заполнения.
  3. Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В документе раскрывается порядок заполнения трудовых книжек, который по аналогии применим и к вкладышам.

Основная проблема при заполнении вкладышей – отсутствие четкого и детального регулирования процедуры. В связи с этим, кадровые работники при возникновении спорных вопросов вынуждены обращаться к разъяснением Минтруда РФ, а также применять сложившуюся практику кадрового документооборота.

Можно ли полностью или частично внести в раздел «сведения о награждениях» запись, относящуюся к «сведениям о работе»?

Разделы о работе и награждениях должны включать в себя только относимые к каждому из них записи. Это значит, что в раздел «сведения о награждениях» не допускается внесение записей, подлежащих внесению в раздел «сведения о работе», и наоборот.

Если запись начата в одном разделе, но полностью в нем не помещается, переносить ее полностью или частично в другой раздел нельзя.

Многие кадровые сотрудники задаются двумя вопросами:

  1. Что делать, если по недосмотру запись начата, например, в разделе «сведения о работе», но не влезла в нее полностью? Самая распространенная ошибка – продолжать запись на неразмеченной области. Вторая распространенная ошибка – продолжать запись в другом разделе трудовой книжки. Допускать данные ошибки категорически нельзя в силу требований п. 11 Правил № 225. Согласно п. 38 Правил № 225, если книжка закончилась, в нее вшивается вкладыш, а его ведение и заполнение производится таким же образом, как ведение и заполнение книжки. Вкладыш – это часть книжки, без нее он недействителен. Запись, которая не влезла в книжку продолжается в соответствующем разделе вкладыша.
  2. Что делать, если в книжке заполнены страницы какого-либо из разделов, но осталось несколько строк, позволяющих внести часть записи, но не полную запись. В этом случае рекомендуется пустые поля перечеркнуть зигзагом «Z». Это связано с тем, что наличие пустых полей в книжке недопустимо, поскольку в них может быть внесена ложная информация злоумышленниками. Запись после перечеркивания пустых полей начинается во вкладыше. Второй вариант – начать запись в книжке и закончить ее во вкладыше. Поскольку оба варианта не противоречат ни одному нормативному акту, они имеют право на существование и активно применяются на практике.

Порядок переноса во вкладыш записи, полностью внести которую в трудовую книжку не удалось, ввиду ее значительного объема

Итак, запись полностью не влезла в трудовую книжку и ее требуется частично перенести во вкладыш. Для этого, необходимо:

  1. Заполнить титульный лист вкладыша. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника; данные о его образовании; профессия или специальность; дата внесения сведений во вкладыш; подпись сотрудника; подпись кадрового работника.
  2. Поставить в трудовой книжке штамп «Выдан вкладыш», где указать его номер и серию. Штамп допускается проставить на титульном листе книжки.
  3. Подшить вкладыш в книжку. Рекомендуется подшивать его в конце документа. Вклеивать, закреплять на степлер, иным образом прикреплять вкладыш нельзя.
  4. Продолжить запись, которая не влезла в книжку во вкладыше. После внесения записи нумерация, применяемая в книжке продолжится (например, если последний номер был 12, следующий, вписываемый во вкладыш – 13, а не 1).

Таким образом у кадровых сотрудников возникает много проблем, связанных с тем, что порядок переноса записей во вкладыш трудовой книжки четко не регламентирован. Эти проблемы призвана разрешить практика кадрового документооборота и здравый смысл.

Читайте также…

  1. Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку
  2. Куда клеить голограмму в трудовой книжке?
  3. Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?
  4. Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец

Что говорит закон о заполнении вкладыша?

Правила по заполнению этого документа прописаны в изданном в 2003 году постановлении Министерства труда и социального развития, а форма вкладыша установлена постановлением правительства под № 225.Вкладыш является отдельным документом, который должен обладать специальной защитой от подделки. С помощью такого листка можно избежать оформления сразу нескольких трудовых книжек, если в них больше нет места, тем более закон запрещает иметь сразу две трудовые, что позволит избежать серьезных проблем и путаницы при расчете трудового стажа и решения иных вопросов в области ТК РФ.

Вкладыш для трудовой книжки

Потребность в таком вкладыше возникает не только в случае, если работник постоянно меняет работу, но и в случае бурного карьерного роста, когда ожидается много записей. Кроме того, если вы предпочитаете работать по совместительству, и эта информация отражалась в трудовой, документа также может быть недостаточно.

Как приобрести вкладыш?

Вкладыши, как и иные документы и бланки, могут покупать лишь юридические лица. При этом работодателю нельзя делать следующее: принимать чистый документ от своего сотрудника или требовать его, поскольку физлицо не сможет приобрести его, не нарушив закон.

Важно помнить – такой документ относится к БСО, потому его следует приобретать только у посредников, которые занимаются продажами продукции от Госзнака Минфина РФ. У них обязательно должна быть доверенность, в которой прописаны серийные номера вкладышей. Чтобы убедиться в достоверности документов, можете запросить у поставщиков лицензию на ведение подобной деятельности.

Если купить вкладыш «с рук», это может грозить серьезными проблемами – может дойти и до наказания из-за подделки трудовых книжек и иных важных документов.

Бланки покупаются по заранее заключенному договору, после передаются в бухгалтерию или отдел кадров – после внесения информации о покупке документ переходит к кадровому специалисту.

Как выглядит вкладыш и что в него входит?

Вкладыш – отдельные листки, которые оформлены на специальном бланке единой формы. При этом важно помнить – без трудовой книжки вклады недействительны, то есть эта бумажка всегда должна быть вместе с ней.

Информация:

  • Работник, оформляющий вкладыш

    У вкладыша есть титульный лист, куда нужно записать основную информацию о работнике.

  • Наверху размещен герб РФ.
  • Под ним записывается ФИО работника, его дата рождения.
  • Следом записывается образование специалиста и вносятся данные о его профессиональной деятельности.
  • Далее прописывается дата оформления документа, при этом прописью.
  • Титульный лист подписываем сам работник и специалист, занимающийся оформлением трудовых книжек (это может быть как сотрудник кадрового отдела, так и руководитель предприятия, если на него возложены такие обязанности).
  • Также обязательно нужно поставить печать предприятия. Без этого документ не будет иметь никакой юрсилы.

Во вкладыше должно быть несколько разделов:

  1. 9 разворотов для информации о работе.
  2. 8 разворотов о награждениях сотрудников.

Как оформляется вкладыш – основные нюансы

Вкладыши заполняются аналогично трудовым книжкам, однако у сотрудника кадрового отдела могут быть некоторые сложности. Общие правила заполнения следующие:

  • Документ должен оформлять тот работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник. И только тогда, когда все странички в трудовой заполнены.
  • Укажите всю информацию на титульном листе – об этом мы сказали вам выше. Обратите внимание на то, что нельзя дублировать дату оформления основного документа, вам нужно вписывать именно дату написания вкладыша.
  • Не забывайте фиксировать в документе все изменения. К примеру, если у сотрудника меняется фамилии, эту информацию обязательно следует вносить.

И если закон предусматривает наличие только одной трудовой, то количество вкладышей не ограничено. Также правила не предусматривают, куда следует подшивать документы и куда ставить отметку о выдаче, однако, если исходить из судебной практики, можно сказать, что:

  • Лучше скреплять его и трудовую нитками.
  • На первой страничке нужно поставить штамп о выдаче вкладыша.
  • Также сюда же вносятся данные о серии и дате оформления вкладыша.

Если нет штампа, данные следует внести от руки. Сам вкладыш обычно подшивается в конце трудовой, но намного удобнее пришить его в середине. Процедура весьма проста:

  1. С помощью шила делаем 4 или 6 отверстий на линии сгиба – при этом расстояние между дырочками должно быть одинаковым.
  2. Делаем аналогичные проколы и в трудовой.
  3. Вводим нить в проколы (идеально подходит хлопковое изделие № 10), при этом концы нитей должны в итоге выходить из одного отверстия.
  4. Завязываем крепкий узел.

Важно помнить – в таком документе не следует допускать никаких ошибок. Если они есть, придется утилизировать испорченные листы и оформить новые. Серийный номер уничтоженного вкладыша нужно вырезать – он будет храниться в специальном журнале учета. Именно потому мы строго рекомендуем сначала полностью заполнить документ, а только потом подшивать его к трудовой – это значительно сократит время, если вдруг будут обнаружены ошибки.

Кто занимается оформлением, где хранятся документы?

Как и любыми вопросами в области заполнения трудовых, оформлением вкладыша должен заниматься тот, кого уполномочил на это руководитель предприятия. Обычно эти обязанности возложены на одного из специалистов кадрового отдела. Если предприятие небольшое, этим может заниматься главбух или один из менеджеров.

Срок хранения вкладышей, как и в случае с трудовыми книжками, регулируется законом – 50 лет. При этом хранить их лучше вместе.

В некоторых случаях, если в трудовые вложены еще и личные дела сотрудников, срок их хранения продлевают до 75 лет. Обычно их хранят в сейфе, который должен быть закрыт на ключ.

Что нельзя допускать при заполнении вкладышей?

Несмотря на простоту оформления вкладыша, как и трудовой, нередко в них допускаются ошибки, которые условно делятся на два вида:

  • Допущенные во время оформления.
  • Внесенные в процессе заполнения.

Допущенные во время оформления

Одной из самых распространенных ошибок можно назвать внесение неверных сведений о ФИО сотрудника, его образования. Чаще всего это происходит, если кадровик заполняет документ без наличия соответствующих сведений, записывая их со слов сотрудника. Как мы уже сказали, в этом случае бланк следует уничтожить.

Внесенные в процессе заполнения

Тут также часто совершаются ошибки при оформлении и внесении новых записей. Чаще всего это:

  • Неверная дата приема специалиста.
  • Нет данных о наименовании организации, должности работника, подразделения, где он будет работать.
  • Сокращение слов, чтобы они влезли в поля.

Такие ошибки поддаются корректировке только на том предприятии, кадровики которого их сделали. А вот если их обнаружит новый работодатель, придется запрашивать получение официального документа из прошлой организации. Записи при этом нельзя вычеркивать или корректировать – их вносят лишь отдельной строкой, где указываются недействительные данные и вносятся правильные.

При наличии таких ошибок у сотрудника, имеющего вкладыш, могут возникнуть серьезные проблемы:

  • С последующим трудоустройстве на работу.
  • Невозможность доказать свой реальный трудовой стаж.
  • Проблемы с получением пенсии и т.д.

Также запрещено следующее:

  • Вместо использования вкладыша оформлять новый бланк трудовой.
  • Подшивать к трудовой книжке обычные чистые листы и вести там записи.

Куда клеится голограмма в трудовойКак правильно и куда клеить голограмму в трудовую книжку? Об этом мы подробно рассмотрим тут.

Здесь вы узнаете про срок исковой давности по трудовым спорам.

Насколько может задерживаться зарплата по Трудовому кодексу? Об этом вы узнаете тут.

Несколько нюансов по заполнению вкладышей

Теперь вы знаете, как оформить вкладыш в трудовую книжку, однако наши советы помогут сэкономить время при заполнении документа и минимизировать ошибки.

Заполненный вкладыш для трудовой книжки

К основным нюансам стоит отнести:

  • Заполнение аналогично оформлению трудовой.
  • Без трудовой этот документ недействителен, как и при отсутствии печатей или штампов.
  • Нумерация начинается не сначала, а продолжает записи из трудовой. К примеру, если последняя запись была под номером «10», то во вкладыше первая запись будет иметь номер «11».
  • Не переживайте, если место на страничке в трудовой закончилось, а запись – нет. Нужно просто перенести запись во вкладыш с места, где она закончилась.
  • При изменении каких-либо данных сотрудника вносят корректировки как в записную, так и во вкладыш.
  • Если руководитель предприятия не проставил печать или не внес какой-либо дополнительной информации, а специалист уже работает в другом месте, нужно обратиться к «проштрафившемуся» предприятию для получения официальных документов.

Мы рассмотри основные аспекты ведения вкладышей – используйте наши рекомендации для экономии своих сил и времени при решении кадровых вопросов. И помните, что внесенные записи при наличии ошибок могут сильно усложнить жизнь вашего сотрудника в будущем.

Читайте также!  Протокол общего собрания учредителей ООО в 2019 году

Содержание

  1. Когда требуется вкладыш
  2. Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
  3. Образец заполнения
  4. Как правильно вшить вкладыш

Трудовая книжка является основным документом, отражающим все места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что вносить новую информацию о деятельности трудящегося становится некуда. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку. Правила его заполнения и оформления строго регламентированы и обязательны для исполнения кадровыми органами всех предприятий.

Когда требуется вкладыш

Для некоторых трудящихся является нормальным частая смена рабочего места, что происходит как по вине, так и по желанию сотрудника. Рано или поздно места для новых отметок не остается. Внесение этих сведений в другие разделы документа запрещено, поэтому работодателем оформляется типовое приложение для трудовой книжки.

ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно на принтере. Данное действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 года №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книжках». Правила ее оформления изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Приложение приобретается и оформляется руководством, однако его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитается из его заработной платы.

ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр по всем правилам именно в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве человека отправят в прежнюю организацию для устранения этой проблемы.

Каждому экземпляру приложения присваивается серия и номер, все они относятся к бумагам строгого учета. Нумерация проставляется на каждом листе.

Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела. Для сведений о стаже отведено 9 листов, а на 8 разворотах располагается наградная информация. Предельное количество вложений в установочной документации не оговаривается. Прилагаемая форма является лишь дополнением и самостоятельно не является действительной.

Вам может быть интересно: Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Перед тем, как приступать к внесению данных во вложение, сотрудник кадровой службы проставляет штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия такой печати в организации следует написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте. Обычно кадровики выбирают для этого правый верхний угол титульного листа вкладыша.

Образец заполнения

Заполнение вкладыша необходимо начинать с титульного листа. ФИО работника в отдельных строках и дата заведения формуляра проставляются те, что актуальны на момент оформления. Делается запись об образовании и специализации работника, дате его рождения, проставляется его личная подпись. При отсутствии помарок ставится подпись и печать кадровика.

ВАЖНО! Если при внесении персональных данных в формуляр кадровиком было допущено исправление или ошибка, то бланк следует утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения обязательно нужно сделать пометку в соответствующем журнале.

Правила заполнения раздела идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения основного документа. Каждая строка заполняется синей или черной шариковой ручкой, знаки препинания в конце отсутствуют. Заверяют запись печатью и подписью начальника.

Нумерация отметок в приложении начинается не с начала. К примеру, если номер последней записи в основных сведениях о стаже 52, то первой строке вкладыша присваивается номер 53. Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять только в том случае, если отметка не вместилась полностью. К примеру, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.

Вам может быть интересно: Правила внесения исправлений в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш

В установочной документации нет четких указаний, каким образом пришить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но логичнее всего присоединить приложение к задней обложке.

Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нуждается в дополнительном опечатывании.

В случае с несколькими вкладышами следует пришивать их последовательно один за другим.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд

(голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)

Загрузка…

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

  • Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
  • Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
  • Заводить другой бланк для внесения новых записей.

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где приобрести бланк вкладыша?

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

  • Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
  • С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
  • С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.

Оформление и заполнение вкладыша

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

  • Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
  • Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
  • Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
  • Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
  • Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
  • Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
  • После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний. Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем. Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить. Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.

Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.

Образец заполнения трудовой книжки: а что это и с чем его едят?

Трудовая книжка – документ, который расскажет все о вашем славном трудовом пути.

В него вносят данные об уровне образования и квалификации, профессиональном пути и старательности в исполнении ваших трудовых обязанностей.

Не стоит попрекать кадровиков куском хлеба, ведь оформление, хранение и ведение этого документа – ответственная работа, которая строго регламентируемая законом.

Заполнение образца трудовой книжки проводят для:

  • фиксации любых событий в карьере (прием, перевод на другую должность, увольнение, награждения, повышение квалификации, получение дополнительного образования и.д.).

    Так что следите за своей репутацией, если вам не хочется, чтобы после поцелуя с коллегой на новогоднем корпоративе вас уволили «по этическим соображениям и за 1 миллион просмотров пьяного дебоша на YouTube»;

  • фиксации причин награждения и увольнения.

    А вот получение премии после блестяще проведенных переговоров – штука более приятная, не так ли?

  • подтверждения страхового и трудового стажа.

    Пусть сейчас это не кажется столь значимым, но когда лет через 30-40 вам не будет хватать на валидол из-за мизерной пенсии, вы убедитесь в том, как важно, чтобы ваши документы были оформлены надлежащим образом, как говорится, без сучка и задоринки.

Где взять информацию о грамотном заполнении образца трудовой книжки?

«Не нужно знать все, нужно только знать, где искать необходимую информацию!» – утверждают «продвинутые» педагоги, и мы полностью с ними согласны.

Не ошибиться при заполнении образца трудовой книжки помогут следующие нормативные акты:

  • Трудовой Кодекс РФ

    расскажет вам о том, что являет собой этот документ с точки зрения законодателя, как его грамотно оформить, вести и хранить (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683);

  • Кодекс об административных правонарушениях РФ укажет на ответственность работодателя при ненадлежащем ведении, заполнении, хранении бланков личных документов.

    Так что «схалявничать» точно не получится (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661);

  • Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках».

    Именно тут содержится образец о том, как правильно заполнять трудовую книжку и вкладыша, а также устанавливаются нормы ее хранения (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_41888);

  • Постановление № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

    акцентирует внимание должностных лиц на том, как грамотно исправить ошибки, допущенных при заполнении данного документа (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44948).

1. Как заполнить трудовую книжку. Общие вопросы

Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.

1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?

Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?

Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? – Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.

1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?

Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.

Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового – назначенного бухгалтер.

2. Образец заполнения трудовой книжки

Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:

  • – № 225 – «О трудовых книжках» от 16.04.2003;
  • – № 51 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004;
  • – № 69 – «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.

Детское пособие в 2013 году

Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году?:

https://www.russtartup.ru/buhgalteriya-2/detskoe-posobie-v-2013-godu.html

2.1. Что заносят в трудовую книжку?

В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.

Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.

Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.

ВИДЕО: Трудовая книжка

2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?

Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.

В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.

Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.

3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?

3.1. Дубликат трудовой книжки

Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.

Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.

На титульном листе новой книжки делается информационная надпись – «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.

Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;

  • – ее утери работником или работодателем;
  • – наличия записей, признанных недействительными (в том числе – о незаконном осуждении);
  • – невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)

3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку

Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.

Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.

4. Как заполнить трудовую книжку ИП?

Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:

№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.

Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:

  • – Работник при увольнении должен прочитать записи в трудовой книжке, внесенные индивидуальным предпринимателем. Факт прочтения подтверждается подписью.
  • – Если ИП не имеет собственной печати, то записи в этом документе не заверяются ею, и это не служит основанием для их недействительности.

Когда оформляют?

При окончании трудовой строго запрещено:

  1. Заводить еще одну трудовую как продолжение старой.
  2. Вклеивать в книгу дополнительные листы.
  3. Менять название раздела «Сведения о наградах» на «Сведения о работе».
  4. Нарушать правила оформления трудовой книжки.

Что же делать работнику, в случае если в трудовой книжке заканчиваются свободные графы в одном из разделов? Вне зависимости от того, раздел это сведений о работе или о наградах и поощрениях, он должен оформить вкладыш. Он состоит из 36 страниц и картонной обложки, имеет формат 88 на 125 мм и содержит голографический защитный элемент. Титульный лист похож на титульный лист трудовой, а сами графы полностью совпадают с основным документом. Каждый вкладыш имеет свой номер и серию. Бланк документа можно скачать тут.

Бланк впоследствии вшивается в трудовую и является ее продолжением. В случае если он не вшит в документ, то предприятию может грозить штраф. В трудовую можно вшивать неограниченное число вкладышей.

Кто выдает?

Вкладыш должен предоставляться непосредственно самим работодателем. Законом запрещено требовать от работников самостоятельно приобретать вкладыши или же принимать книжку от них. В то же время, данное правило часто нарушается. Руководителю стоит помнить о том, что принимая бланк от работника, он может получить поддельный вкладыш.

Бланк должен приобретаться работодателем за счет предприятия в типографии или другом предприятии, имеющим специальную лицензию на продажу вкладышей, так как выпуск документа осуществляется Госзнаком Минфина РФ.

В последующем руководитель может:

  1. Выдать документы безвозмездно.
  2. Удержать с заработной платы работника стоимость вкладыша, при наличии соответствующего заявления.
  3. Изъять частичную компенсацию стоимости вкладыша с работника при наличии особого приказа.

Стоимость бланков отмечается в специальных бухгалтерских приходно-расходных книгах. Если бланк был испорчен при заполнении кадровым работником, плата за новый вкладыш не с сотрудника не берется.

Заявление на выдачу вкладыша

В некоторых случаях может потребоваться написание специального заявления. Оно пишется либо в произвольной форме, либо по установленному в предприятии образцу.

  • В правом верхнем углу указывается, на чье имя пишется заявление. Это может быть руководитель предприятия или структурного подразделения.
  • Далее указываются данные составителя:

– Ф.И.О.

– должность

– структурное подразделение

  • Ниже по центру пишется слово «Заявление».
  • Излагается текст заявления, в котором указывается просьба о выдаче и оформлении вкладыша с указанием причины. Также в заявлении излагается просьба удержать стоимость вкладыша с указанием суммы. Узнать стоимость вкладыша можно в бухгалтерии. Она может существенно отличаться от рыночной стоимости, так как обычно вкладыши закупают заранее и в самой типографии, что может существенно снизить стоимость.
  • Ниже ставится подпись и дата.

Образец такого заявления можно скачать здесь.

Как правило, заявление нужно в таких целях:

  • Вычета стоимости документа из зарплаты сотрудника. В противном случае, бухгалтерия не имеет права удерживать какие-либо суммы.
  • Подтверждения выдачи и использования бланка.

Стоит обратить внимание, что далеко не все организации требуют от своих сотрудников написания такого заявления. Это зависит, прежде всего, от руководства. Если от вас не требуют заявления – не стоит спешить его писать. Руководителю же, в случае, если работник сам изъявит желание написать заявление, также не стоит отказывать ему.