Дубликат трудовой книжки: образец заполнения, оформление

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в России в 2019 году дает возможность исключить вероятности занесения в документ недостоверных либо ошибочных сведений.

Основной документацией, которая способна подтвердить наличие у человека официального стажа работы, принято считать трудовую книжку.

В случае его утраты возникает необходимость оформить дубликат. Рассмотрим подробней особенности его заполнения в 2019 году.

Содержание

Основные моменты

Основные особенности и подробное разъяснение о трудовых книжках изложены в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с правилами трудового законодательства, в документе должны быть указаны такие сведения, как:

  • персональная информация о самом сотруднике;
  • разновидность выполняемой работы;
  • подробные сведения относительно переводов, увольнениях и награждениях;
  • основания прекращения трудового соглашения.

Дубликат, обладающий равную юридическую значимость с подлинником, должен обязательно включать в себя сведения, которые полностью соответствуют первоначальному документу.

Исключением являются только ситуации, при которых были выявлены изначально указанные недостоверные сведения и записи, из-за невозможно их восстановить по причине отсутствия документального подтверждения.

В каких случаях он требуется

Говоря о необходимости оформления дубликата трудовой книжки и занесения в него соответствующих сведений, то в соответствии с нормами законодательства РФ это возможно по такой причине, как:

  • утеря документа сотрудником. К примеру, в общественном транспорте, на улице и так далее;
  • выявлен факт непригодности трудовой книжки;
  • выявлен факт наличия в документе недостоверных сведений, к примеру, указание о недействительности увольнения либо же перевода и так далее;
  • банальная потеря трудовой книжки.

Иными словами, дубликат нужен при невозможности использования оригинала документа. Необходимо обращать внимание на многочисленные особенности, которые напрямую зависят от оснований для оформления дубликата рассматриваемого документа.

Где можно оформить

Все без исключения граждане, которые обладают официальным стажем работы, оставляют за собой право восстановить трудовую книжку, вне зависимости от оснований утраты либо порчи, поскольку у физических лиц в обязательном порядке должен быть документ, подтверждающий персональную деятельность.

В данном случае речь идет об оформлении дубликата. Это единственная документация, которая обладает аналогичной юридической значимости.

Необходимо обращать внимание на то, что оформлением дубликата вправе заниматься исключительно работодатели, в частности уполномоченные лица отдела кадров.

Документы, которые необходимы с целью подтверждения стажа работы с предыдущих мест, должны быть предоставлены сотрудникам.

Одновременно с этим нынешний работодатель может оказать всяческое содействие в оформлении в максимально сжатые сроки.

Законодательная база

Процесс оформления дубликата устанавливается многочисленными актами, которые были утверждены Постановлением Министерства труда России, в частности:

  1. Трудовым Кодексом.
  2. Инструкцией по заполнению необходимыми данными трудовую книжку.
  3. Правила хранения и ведения трудовых книжек.

Ознакомиться со всей необходимой указанной выше документацией можно здесь:

  1. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
  2. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
  3. Постановление Минтруда РФ от 24.06.1994 N 50.

В указанной документации подробно изложены многочисленные ситуации и способы дублирования подлинности.

Помимо указанной выше нормативно-правовой документации, нередко используется и Порядок относительно установления опыта официальной занятости в случае утраты трудовой книжки.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки

Процесс занесения необходимых сведений в дубликат трудовой книжки обладает многочисленными особенностями, о которых необходимо знать с целью исключения вероятности возникновения различного недопонимания.

Уведомление об изменении оплаты трудаПример уведомления об изменении сроков оплаты труда в 2019 году смотрите в статье: уведомление об изменении оплаты труда

Как составить образец приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, читайте здесь.

Благодаря этому можно с первого разу составить дубликат в надлежащем виде. Рассмотрим подробней, как правильно завести дубликат.

Какие потребуются документы для записей

Изначально необходимо обращать внимание на то, что соответствующие записи должны быть сделаны на основании имеющейся либо же полученной от сотрудника информации относительно последнего трудоустройства.

В соответствии с нормами трудового законодательства, подтвердить факт предыдущей официальной занятости можно с помощью:

  • справок, которые включают в себя сведения относительно оснований предоставления. Иными словами, речь идет о реквизитах всевозможных распоряжений относительно факта приема и увольнения с компании, а также возможного перевода с занимаемых должностей;
  • Приказов и распоряжений в форме выписок;
  • персонально оформленных надлежащим образом дел и карточек;
  • персональных лицевых счетов физических лиц;
  • документов из бухгалтерии относительно начисления заработной платы в установленном размере;
  • профсоюзных билетов и так далее.

Необходимо помнить, что кроме указанной документации, подтвердить факт официального трудоустройства ранее можно с помощью трудовых договоров либо иных подобных бумаг, включающих данные относительно периода занятости.

Также нужно помнить о том, что руководство компании оставляет за собой право всеми силами оказывать всяческое содействие работникам в кротчайшем оформлении документов с целью подтверждения стажа работы.

С предоставленной всей необходимой документации уполномоченные лица должны сделать копии, а заверенные подлинники возвращаются на хранение собственнику.

Сведения, которые заносятся в бланк

Применяя полученные сведения, непосредственный работодатель должен внести соответствующие записи.

Среди них может быть и информация относительно имеющихся наград. Если же документация не включает в себя необходимые значения, то нужно указывать только достоверные сведения.

Пример рассматриваемого дубликата трудовой книжки по причине утраты по правилам заполнения имеет вид:

Изначально нужно указать суммарный стаж работы Который официально подтвержден у работника до момента трудоустройства к конкретному работодателю. Данные заносятся ответственным лицом за выдачу дубликата
В первом поле должен быть указан порядковый номер записи В большинстве случаев указывается № 1
Во второй графе Отображаются данные относительно даты возникшего события
В третьей графе указывают сведения относительно занимаемой должности Данные о непосредственном работодателе в рассматриваемом документе должны быть внесены после указания времени (в отличии от подлинника). После этого начинает действовать общепринятый порядок — полное название места ведения деятельности предшествующие графе 2
После этого следует перечисление документации Данные в которых предоставили возможность сделать соответствующую запись о стаже и деятельности в целом

Помимо сведений относительно официального трудоустройства, возникает необходимость указывать данные относительно возможного увольнения.

В данном случае, указанный ниже образец заполнения полностью будет соответствовать указанной очередности действий.

По завершению внесения сведений в рассматриваемый документ, в соответствии с нормами российского законодательства, непосредственный работодатель должен будет сделать копии со всех без исключения справок, распоряжений и иных типов бумаг, перед возвратом подлинников самому сотруднику.

Аналогичные действия подлежат дублированию, и при наличии острой необходимости нужно будет оформить дубликат самого вкладыша в трудовую книжку.

В случае неверного занесения необходимых записей непосредственным работодателем в рассматриваемый документ, по нормам российского федерального и трудового законодательства допускается возможность просто сменить дубликат, исправив при этом некорректно указанную информацию.Видео: как сделать запись в трудовой книжкеК сведению — процедура предоставления и восстановления дубликата подлежит обязательной фиксации в специальной книге пол учету оборота трудовых книжек. Обязательно в такой книге должна проставляться дата и персональная подпись сотрудника.

Пример оформления ТК

Для исключения вероятности занесения различных ошибок рекомендуется использовать имеющиеся примеру.

В частности, образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере можно скачать здесь.

Крайне важно в период составления дубликата исключать допущения каких-либо ошибок и опечаток, поскольку в таком случае документ считается таким, как недействительным со всеми вытекающими юридическими последствиями.

Можно ли восстановить вкладыш

Изначально необходимо обращать внимание на то, что ситуации с возможной утратой вкладыша нормами российского законодательства не регулируются.

По этой причине, если был факт утраты сотрудником такого типа документа, возникает необходимость составить и передать непосредственному работодателю соответствующую объяснительную, после чего только восстанавливается вкладыш и в дальнейшем подшивается надлежащим образом.

Немного иначе ситуация обстоит с утратой самой трудовой книжки. В случае наличия подобной ситуации, сотруднику в обязательном порядке необходимо будет составить соответствующее заявление непосредственному работодателю с требованием оформить дубликат.

Одновременно с этим, факт утраты самого вкладыша может повлечь за собой возникновение серьезных проблем, причем для самого собственника.

Во многом это связано с возможными сложностями:

  • в оформлении потребительских замов в финансовых учреждениях;
  • невозможность оформить загранпаспорт;
  • проблемы в оформлении визы и так далее.

Помимо этого не стоит забывать о вероятном возникновении проблем с представителями Пенсионного фонда.

Во многом это связано с тем, что указанный фонд в обязательном порядке затребует официально заверенную копию трудовой книги и вкладыша в частности.

Кроме того, крайне важно обращать внимание на такие немаловажные особенности, как:

При возникновении каких-либо ошибок Категорически запрещается заносить в документ многочисленные виды исправлений. В данной ситуации речь может идти только о полной утилизации
Изначально возникает необходимость сделать во вкладыш соответствующие записи И только после этого есть возможность подшивать его к дубликату трудовой книжки. В случае игнорирования такого правила, нужно будет повторно делать всю процедуру
Рассматриваемый тип вкладыша подлежит составлению таким же образом Как и сам дубликат трудовой книжки
В случае отсутствия подлинности документа Рассматриваемый вкладыш не несет за собой какой-либо юридической значимости — исключительно в сочетании с трудовой книжкой
По нормам российского законодательства допускается возможность перенесения необходимых данных с трудовой книги В восстановленный вкладыш
Корректировка фамилии в случае ее изменения К примеру, по причине замужества осуществляется во вкладыше таким же образом, как и в самой книжке
Если же по каким-либо причинам непосредственный работодатель не смог Проставить в конкретном документе персональную печать, то наемному работнику нужно будет обязательно обратиться по данному вопросу к уполномоченному представителю кадровой службы с целью официального заверения. При этом отказ не допустим в данной ситуации

Положение об оплате труда работниковКак выглядит примерное положение об оплате труда работников образования в 2019 году узнайте из статьи: положение об оплате труда работников

Обязан ли работодатель при сокращении сотрудника о выплатить 3 оклада сразу, читайте здесь.

Как можно проверить номер телефона на мошенничество онлайн бесплатно, смотрите здесь.

Напоследок хотелось бы отметить — процесс формирования дубликата трудовой книжки не влечет за собой сложностей для самого составителя.

Достаточно только придерживаться стандартных разработанных правил занесения соответствующих записей и исключить допущения каких-либо ошибок и опечаток.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

  2. Позвоните на горячую линию:

    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Содержание

  1. В каких случаях требуется дубликат трудовой книжки
  2. Как получить дубликат трудовой книжки
  3. Порядок заполнения дубликата
  4. Примеры

Трудовая книжка – документ, свидетельствующий о профессиональном стаже владельца, поощрениях и наградах. Утрата формуляра требует открытия дубликата, юридическое значение которого аналогично оригиналу.

В каких случаях требуется дубликат трудовой книжки

Порядок выдачи дублирующего формуляра регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Он оформляется в следующих случаях:

  • Утрата записей по вине сотрудника. Хранение книжек и их учет возлагается на работодателя, но владелец может потерять ее между периодами трудоустройства.
  • Утрата документа работодателем.
  • Наличие недействительных записей в трудовой книжке: пункты о переводе, увольнении и т.д., признанные ошибочными или утратившими силу.
  • Непригодное для использования и хранения состояние формуляра – повреждения, изношенность и пр.
  • Массовая утрата записей о рабочем опыте сотрудников: например, по причине действия обстоятельств непреодолимой силы (пожар, техногенные факторы и пр.). В этой ситуации создается комиссия для установления стажа сотрудников и оформления дублирующих формуляров.

В любом из перечисленных случаев обязанность по восстановлению информации остается за работодателем по последнему месту работы.

Как получить дубликат трудовой книжки

Для восстановления записей о профессиональной деятельности подчиненный обращается к руководству с заявлением, составленным в свободной форме. В нем указывается Ф. И. О. руководителя и работника, выражается просьба оформить второй экземпляр, вносятся данные о предыдущем опыте работы и прикладываются соответствующие документы, подтверждающие стаж: приказы, договоры, соглашения с предыдущих мест работы, выписки Пенсионного фонда. Полученные справки должны быть надлежащим образом заверены (проставляется отметка «верно», подпись ответственного лица и печать организации).

ВНИМАНИЕ! При отсутствии возможности документального подтверждения рабочего опыта принимаются показания не менее двух свидетелей.

На подготовку второго экземпляра отводится 15 дней с момента обращения. При наличии оригинала в дублирующий формуляр переносятся все действительные предыдущие записи.

Порядок заполнения дубликата

Процедура подготовки дублирующего формуляра включает:

  1. Издание приказа по общим правилам: с указанием необходимых реквизитов, присвоением регистрационного номера. Подчиненного знакомят с приказом под подпись.
  2. Сбор сведений о работе в других организациях – письменные запросы оформляются специалистами кадровой службы, отдела труда и заработной платы или юридического отдела.
  3. Заполнение дублирующей формы.
  4. Регистрация в соответствии с правилами ведения учета и хранения трудовых книжек (сведения о дубликатах обязательно вносятся в журнал учета бланков строгой отчетности, делается пометка о недействительности оригинала).
  5. Выдача формуляра заявителю под подпись в журнале учета.

Оформляется второй экземпляр по следующим правилам:

  • Титульный лист – проставляется отметка «дубликат», указывается дата выдачи и причина оформления, Ф. И. О., должность и подпись сотрудника, подготовившего учетную форму, печать организации.
  • Вносится информация о подчиненном: Ф. И. О., дата рождения, образование, профессия.
  • Заполняется таблица «Сведения о работе». Вначале указывается общий стаж работника до момента поступления на предприятие, где оформляется второй экземпляр, следующие записи отражают профессиональный путь человека со ссылкой на справки-основания. Вносятся сведения о наградах и поощрениях. Если невозможно получить полную информацию о предыдущем опыте, то вносятся только имеющиеся сведения. Печати и подписи сотрудника, внесшего записи, не требуется. Дальнейшие сведения о работе вносятся по общим правилам.

ВАЖНО! Если утерянный документ нашелся, действительным остается последний вариант. Оригинал теряет юридическую силу.

Примеры

Образец заполнения титульного листа:

Образец оформления дубликата трудовой книжки:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд

(голосов: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)

Загрузка…

Создаем дубликат

Существуют правила создания дубликата ТК. Они необходимы, чтобы дубликат имел такие же юридические права, как и оригинал. Изготовление повторного документа – обязанность последнего работодателя. Сделать дубликат он должен и работающему, и бывшему сотруднику, даже давно уволенному. В случае отказа, работодателя могут обязать сделать это через обращение в суд. Чтобы завести повторный экземпляр ТК, ее владелец пишет заявление с просьбой об оформлении дубликата. Образец посмотрите здесь.

В заявлении надо правильно указать причины замены ТК и написать данные о трудовой деятельности.

Но для того, чтобы внести записи о стаже в дубликат, необходимы основания. Виды справок-подтверждений, собранных работником, также перечисляются в заявлении. Руководитель организации на основе обращения сотрудника издает приказ с реквизитами о выдаче дубликата ТК, обязательно в печатном виде. Его должны прочитать работник и специалист по кадрам, занимающийся этим вопросом. Свое ознакомление с приказом они подтверждают личными подписями.

Новый бланк ТК сотрудник покупает сам или компенсирует его стоимость. Заполняет дубликат специалист отдела кадров. Выдать повторный экземпляр должны максимум через 15 суток после обращения. В книгу фиксации движения ТК вносятся данные о выдаче дубликата и снятии с учета предыдущего экземпляра.

Заполняем дубликат

Каждому кадровику должна быть известна инструкция оформления дубликата ТК. Сведения в дубликате должны строго соответствовать записям в заменяемом экземпляре ТК (кроме ошибочных). Сроки, место работы и должности определяются по справкам, предоставленным сотрудником. Работодатель должен помочь ему получить нужные документы. К ним относятся:

  • Личные дела и карточки.
  • Трудовые соглашения.
  • Приказы о вступлении в должность, увольнении, переводе, награждениях и т.д.
  • Расчетные книжки.
  • Бланки бухгалтерии о начислении зарплаты.
  • Книжки о членстве в кооперативе и профсоюзе.
  • Справки, выданные отделом кадров, где указано, на основе чего они составлены.

Все эти бумаги подписываются руководителями организаций и заверяются печатью. Специалист отдела кадров снимает с них копии, заверяет подлинность и оставляет себе на хранение. Оригиналы документов возвращаются сотруднику. Порядок заполнения первой страницы дубликата такой же, как у основного экземпляра. Указываются актуальные личные данные сотрудника: Ф.И.О., дата рождения (на основе паспорта), образование, профессия и специальность (на основе дипломов и аттестатов), дата оформления документа. Достоверность всех фактов специалист отдела кадров подтверждает своей подписью и печатью предприятия.

Записи вносятся аккуратно, синей, черной или фиолетовой ручкой. Сокращения делать нельзя, все даты проставляются арабскими цифрами. Наверху страницы справа ставится пометка о повторном оформлении ТК. Пример записи на первой странице ТК посмотрите здесь.

В сведениях о трудовом стаже сначала делается пометка об общем сроке работы (количество лет, месяцев и дней) без указания конкретных дат. Далее перечисляются места и время работы, должности и документы, на основе которых делаются записи. Как выглядит лист данных о трудовой деятельности, можно посмотреть здесь. Достоверность информации в разделе сведений о работе подтверждается подписями сотрудника, которому выдается дубликат, и специалиста кадровой службы, а также печатью предприятия.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа» Николаеву А.А. Петровой Анны Ивановны, инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг. 2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг. 3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки серия ТК №_____________________ “______”________________2017 г. _________________________________ подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Смотрите так же:  Заявление по 177 ук рф образец

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Нормативные документы

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата бланка, являются:

— Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. Постановлением Минтруда РФ от 24.06.94 №50.

Заявление о выдаче нового бланка

Работнику необходимо написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, образец:

Оно подается директору по последнему месту работы (п.31 “Правил”).

В нем указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя. Документ подписывается руководителем. По правилам, выдача дубликата трудовой книжки должна быть произведена в течение пятнадцати дней с момента получения заявления.

Бланк заявления, развернутый

Как оформить новый документ?

Как отмечено в Приказе Минфина от 22.12.03 № 117н “О трудовых книжках”, организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки. При первичном оформлении они выдаются работникам, которые трудоустраиваются впервые, а также сотрудникам, которым оформляется новый документ, взамен утраченного.

Инструкция по оформлению

1. На первую страницу чистого документа, в верхнем правом углу вносится запись «Дубликат» .

2. Заполняется титульник. Указываются актуальные данные о работнике.

3. В первой строке третьей графы раздела «Информация о работе» вносится запись об общем стаже работы.

4. В раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих нанимателей (на основании представленных работником справок).

5. Также нужно сделать записи о поощрениях.

6. На титульном листе испорченного бланка кадровик должен сделать запись: «Взамен выдан дубликат» .

Стоимость выданного бланка высчитывается из заработной платы работника. Перед этим необходимо уведомить его об этом.

Образец дубликата трудовой книжки можете посмотреть здесь:

Как поступить, если документ о стаже испорчен по вине работодателя?

Причиной утраты документа может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, или пожара). В таком случае ему нужно приложить максимум усилий для оформления дубликатов. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается восстановлением сведений.

Составляется акт, на основании которого оформляются и выдаются новые документы взамен утраченных.

Дубликат трудовой книжки

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

  • утеря трудовой книжки бывшим работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • утеря трудовой книжки работодателем;
  • негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
  • внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
  • массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Смотрите так же:  Как вернуть заявление из полиции

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец данного документа можно разработать самостоятельно, приняв во внимание разъяснения, содержащиеся в настоящей статье. В ней мы расскажем, что такое дубликат трудовой книжки и в каких случаях он выдается, а также рассмотрим, каким образом заполняется и издается приказ о его выдаче.

Что такое дубликат трудовой книжки

Трудовая деятельность каждого конкретного работника любой организации либо ИП подтверждается трудовой книжкой. В ней отражается различная информация о работнике, в частности о его предыдущей и настоящей трудовой деятельности, наградах, поощрениях по службе, увольнениях с прежних мест работы, переводах на новые места службы и т. д. Основная роль трудовой книжки — подтверждение стажа работника, предоставление исчерпывающей информации о трудовой деятельности. Ведение данного документа — обязанность работодателя (ст. 66 ТК РФ).

Дубликат трудовой книжки выдается при необходимости замены подлинного документа. Фактически дубликат является документом, полностью идентичным подлиннику. В п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) сказано, что дубликат является повторным экземпляром подлинника документа, т. е. существенных различий между подлинником трудовой книжки и ее дубликатом нет. Таким образом, унифицированный бланк трудовой книжки, утвержденный приказом Минфина России «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н, актуален и для дубликата.

Отличия дубликата от подлинника могут проявляться только в объеме вносимых сведений. Кроме того, на титульном листе дубликата проставляется отметка «Дубликат». В том случае, если оригинал трудовой книжки не потерян, а утратил действительность (например, приведен в негодность), в нем проставляется отметка «Взамен выдан дубликат».

Для сведения! Дубликат трудовой книжки необходимо отличать от ее копии, заверенной работодателем или иным уполномоченным сотрудником. Дубликат после его составления и заверки обретает силу подлинника, то есть первоначального документа, в то время как копия лишь воспроизводит информацию, которая содержится в оригинале трудовой книжки, и заменить его в полной мере не может.

В каких случаях предусмотрена выдача дубликата трудовой книжки

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 в пп. 31, 33 и 34 содержит исчерпывающий перечень ситуаций, при возникновении которых выдается дубликат трудовой книжки.

К таким ситуациям относятся:

  1. Потеря трудовой книжки работником, а также ее утрата вследствие кражи, грабежа и т. п. Если трудовая книжка потеряна работником либо украдена кем-то, он должен сообщить эту информацию работодателю в течение 15 дней (п. 32 постановления № 225). В рассматриваемом случае в дубликат вносятся не все сведения, которые содержались в первоначальном документе, а лишь подтвержденные документами данные о стаже работника до последнего трудоустройства и данные о последнем месте работы, включая сведения о наградах и поощрениях.
  2. Непригодность документа к дальнейшему использованию. Как и все прочие документы, трудовая может износиться, порваться, обгореть в результате пожара, пострадать от воздействия влаги и т. п. В этом случае абсолютно все записи, которые содержались в подлиннике, переносятся в новый документ — дубликат.
  3. Наличие в подлиннике признанной недействительной записи об увольнении работника либо его переводе на другую работу. Хотя подлинник документа при этом не утрачивается, подобная запись может навредить работнику при дальнейшем трудоустройстве и повлиять на его репутацию. В этом случае все записи из оригинала переносятся в дубликат, за исключением информации о незаконном увольнении или переводе.
  4. Массовая утрата трудовых книжек работодателем ввиду произошедшей чрезвычайной ситуации. В данном случае создается специальная комиссия, которая определяет стаж работника. Стаж определяется на основании представленных работником документов либо объяснений свидетелей (при отсутствии иных доказательств). Результатом работы комиссии будет составление акта, который и послужит основанием для выдачи дубликата трудовой.

Для чего издается приказ о выдаче дубликата

Приказ руководителя — распоряжение, выданное в рамках должностных полномочий начальника и обязательное для исполнения всеми упомянутыми в нем лицами. Приказ издается в письменной форме и доводится до сведения сотрудников, которых он касается.

ТК РФ предусматривает обязательное издание приказов о приеме сотрудника на работу, его увольнении и т. д. Необходимость издания приказа руководителя о выдаче дубликата трудовой книжки действующим законодательством прямо не предусмотрена, однако и запрета на его издание нет. Между тем, исходя из того, что выдача дубликата трудовой книжки является обязанностью работодателя, издание соответствующего приказа позволит:

  1. Не допустить задержки выдачи дубликата книжки со стороны кадровых сотрудников ввиду необходимости неукоснительного соблюдения приказа начальника.
  2. Избежать административной ответственности по ст. 5.27 КОАП РФ за нарушение требований трудового законодательства (неисполнение обязанности выдать дубликат), поскольку приказ руководителя организации о выдаче дубликата свидетельствует о соблюдении норм трудового права и принятии мер для исполнения требований закона.

Как составить приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Требований к форме и содержанию такого приказа законодателем не установлено, что дает определенную свободу в его составлении. Главное, помнить при этом, что приказ должен содержать обязательные для такого рода документов реквизиты и соответствовать по содержанию и структуре обычаям кадрового оборота.

Так, рекомендуется указать в приказе следующие данные:

  1. Наименование приказа.
  2. Его порядковый номер.
  3. Дату издания.
  4. Наименование организации.
  5. Обоснование приказа. Как правило, это формулировка вида: «В связи с утратой (указываются Ф. И. О. и наименование должности работника) трудовой книжки, на основании поступившего заявления сотрудника…» В зависимости от конкретной ситуации вводная часть может меняться.
  6. Далее, после надписи «Приказываю», идет непосредственное содержание приказа, начинающееся обычно с фразы вида: «Выдать (указываются Ф. И. О. работника)дубликат трудовой книжки, отразив в нем следующие сведения…). Так как конкретизация сведений, требующих отражения в дубликате, необязательна, поскольку соблюдение требований по его заполнению — обязанность исполнителя, в приказе можно ограничиться по этому поводу общей фразой о том, что дубликат трудовой книжки должен соответствовать требованиям закона.
  7. Сведения об исполнителях приказа. Чаще всего используется формулировка: «Поручить изготовление дубликата трудовой книжки (указываются должность, Ф. И. О. кадрового сотрудника)».
  8. Данные о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Впрочем, здесь можно ограничиться фразой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
  9. Наименование должности лица, издавшего приказ, и подпись.

ВАЖНО! Необходимо ознакомить с приказом под подпись как исполнителя, который будет изготавливать дубликат трудовой книжки, так и работника, которому он выдается.

Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.