Отчет о командировке: как правильно оформить

Открыть документ онлайн

Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файлаСкачать пустой бланк отчета о командировке .docСкачать образец заполнения отчета о командировке .doc

Содержание

Для чего нужен документ

Командировка может быть связана с самими разными целями:

  • проведением переговоров;
  • заключением договоров;
  • обслуживанием удаленного структурного подразделения;
  • закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
  • участием в семинарах тренингах;
  • обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Кто формирует отчет

Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.

Что внести в отчет о командировке обязательно

Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.

Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).

Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.

Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.

В какой период нужно составлять отчет

Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.

Что еще, кроме отчета о командировке, нужно сдавать работодателю

Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
  • квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
  • командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

Общие сведения об отчете, особенности документа

Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.

Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).

Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).

Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).

Образец отчёта о командировке

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

  • его период (дата начала и окончания);
  • основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
  • цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
  • результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

Общие сведения

Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:

  • заключения договоров;
  • участия в различных тренингах и семинарах;
  • проведения переговоров;
  • приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
  • участия в обучающих мероприятиях;
  • обслуживания удаленного структурного подразделения.

Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.

На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.

Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.

На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.

Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.

На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.

Законодательная база

Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.

Эта норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании внутренних нормативно-правовых актов организации.

Отчет о командировке

Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.

Служебной

Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.

Авансовый

Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.

Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.

Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.

Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.

Финансовый

Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.

Его необходимо дополнить финансовой документацией.

В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:

  • чеки;
  • квитанции;
  • оригиналы оплаченных счетов с печатью;
  • билеты.

Рукописные документы бухгалтер не примет.

Приказ о направлении работника в командировку

Приказ о направлении работника в командировкуприказ о направлении работника в командировку необходимо оформлять в соответствии со всеми требованиями.

Для чего необходимо Положение о командировках? Смотрите тут.

За границу

Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

Обязателен ли?

До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его оформлении закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.

Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.

Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.

Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.

В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.

Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.

Как оформить?

Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.

Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.

В свободной форме или нет?

Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.

Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:

  1. В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
  2. Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
  3. Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.

Документ может быть составлен и по собственной форме организации.

Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.

Рекомендуется зафиксировать в локальных актах:

  • период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
  • лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
  • сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.

Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.

Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.

В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.

К ним относятся:

  • родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
  • лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.

Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.

Пример написания

Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.

Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.

Обычно бланк должен включать следующую информацию:

  • расход денежных средств по дням;
  • место командировочной работы;
  • использование авансовых платежей.

Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.

Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.

Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.

В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.

Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.

Бланк отчета по командировке здесь,

образец заполнения отчета по командировке здесь.

Кто подписывает и согласовывает?

Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:

  • работник, оформлявший командировку;
  • руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
  • руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.

В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.

оплата выходных дней в командировкеЧитайте об оплате выходных дней в командировке

Какой размер суточных при командировках в 2019 году в бюджетных организациях? Информация здесь.

Как оплачивается командировка 1 день? Подробности в этой статье.

Сопроводительные документы

Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.

В обязательном порядке нужно оформить:

  • заявление на командировку, если гражданин попадает в перечень лиц, обладающих правом отказаться от путешествия;
  • приказ о направлении в командировку;
  • служебное задание.

По итогу командировки составляется отчет о выполнении поставленных задач. Он дополняется авансовым отчетом, к которому нужно приложить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

На видео об оформлении командировки

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

  2. Позвоните на горячую линию:

    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Авансовый отчет

После подписания приказа сотруднику, отправляющемуся по заданию, выдаются денежные средства на поездку – командировочные. При выдаче командировочных бухгалтерия учитывает:

  • проезд к месту выполнения задания и страховку для пассажиров на транспорте;
  • количество дней, которые работник проведет в командировке;
  • оплату за питание за дни командировки;
  • оплату за проживание в гостинице и передвижение по городу.

Законом предусмотрен только один вид командировочной отчетности – образец отчета о командировке (письменный). Это бланк авансового отчета. Все расходы командированный подтверждает документально (чеками, билетами, квитанциями). По возвращении из командировки сотрудник представляет авансовый отчет о потраченных на поездку средствах. Это обязательный к составлению документ. Он позволяет определить целенаправленность потраченных средств компании, и положена ли командированному доплата или, наоборот, ему нужно вернуть часть средств в кассу предприятия. Авансовый отчет прилагается к отчету по поездке в командировку.

Для упрощения составления отчетности, можно скачать образец отчета по командировке сотрудника.

Формы отчетности

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» требует документального подтверждения всех финансовых затрат организации первичными бухгалтерскими документами. Для унификации первичной отчетности введены формы учета для отправки работников компании в командировку:

  • форма Т-9 (приказ о командировке);
  • форма Т-9а (скачать бланк отчета по командировке).

Так как ТК РФ не обязывает работника отчитываться о прохождении командировки документально, то компания может разработать и утвердить документ о такой обязательной отчетности (статьи 8 и 22 ТК РФ). При этом организация может пользоваться для составления отчетности как собственной разработанной формой отчетности, так и унифицированными:

  • форма Т-10 (бланк командировочного удостоверения);
  • форма Т-10а (задание для командированного).

Внимание! Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и задания на командировку. Применение форм первичной отчетности остается на усмотрение работодателя. Отчет о командировке (шаблон) не всегда обязателен для заполнения. Теперь для законности денежных выплат достаточно приказа по организации и подтвержденного документами авансового отчета.

Зачем нужно отчитываться

Отчет о командировке (образец) обязательно должен присутствовать в пакете командировочной документации. Все документы по командировкам подлежат проверке в налоговой (на НДФЛ И ЕСН). Перед отправкой работника по заданию, руководством должен быть подписан приказ о командировании. Также обычно отъезжающему выдается командировочное удостоверение, денежный аванс и заполненное по форме «Служебное задание». За сбор пакета документов отвечают несколько должностных лиц (включая командированного). Обычно это работник отдела кадров или делопроизводитель и бухгалтер. Прибывший с задания сотрудник сначала собирает всю финансовую документацию (чеки, билеты) по закончившейся командировке и только потом начинает составлять отчет о командировке в свободной форме (образец).

Составляя краткий отчет о выполнении задания, о том, как прошла командировка, можно, например, указать по каждому пункту задания – выполненное действие командированного и результат его действий:

  • 1. По п. 1 служебного задания 21.12.2016 была проведена встреча с главным инженером и технологом фабрики «Модный дом». Результат встречи в прилагаемом к отчету «Протоколе о намерениях».
  • 2. По п. 2 служебного задания 22.12.2016 посещение завода «Ростехмаш». Результат – согласованный заказ на отгрузку станков для предприятия. Отгрузка оборудования в наш адрес состоится 15.01.2017. Счета к оплате сданы в бухгалтерию.

Краткий отчет о выполнении задания, длительная командировка (пример) может содержать в себе пункты по заданиям или по дням (если в один день выполнялись несколько заданий).

Оформить правильно

Отчет о командировке может быть написан на обычном листе бумаги (без использования бланка). Отчет может быть выполнен в произвольной форме и приложен к пакету сдаваемых командировочных документов.

Отчет о командировке, пример написания: документ должен содержать в себе название отчета, из которого будет понятно, какое задание и в каком городе выполнял сотрудник. Далее можно перечислить действия командированного и результат, полученный в итоге. Удобнее всего действовать в командировке по выданному заданию, тогда работнику не придется оправдывать забывчивостью невыполненные пункты задания.

Отчет о выполнении служебного задания составляют, опираясь на перечисленные пункты и отчитываясь непосредственно по каждому. Если отчет в произвольной форме по какой-либо причине неудобен, можно отчитаться с помощью бланка отчета по командировке, образец которого есть выше.

По возвращении из командировки в бухгалтерию сдается командировочное удостоверение (если оно было оформлено) и авансовый отчет.

На форме Т-10 (командировочное удостоверение) с обратной стороны бланка должны находиться:

  • штамп родного предприятия о дате убытия в командировку;
  • штамп той организации, куда прибыл командировочный, и дата прибытия.

Составляя отчет по заграничной командировке, можно взять образец обычного авансового отчета. Командированный просто должен указать дополнительные затраты:

  • открытие визы;
  • расходы на оформление въездных и выездных документов;
  • оплата за работу переводчика или сопровождающего.

Чеки и билеты не на русском языке вполне могут быть приняты в качестве подтверждающих документов.

Заграничная командировка, как и внутри страны, может быть групповой или индивидуальной. Отчет можно составлять как от лица конкретного сотрудника, так и от всей группы. Отчет по заграничной командировке заполняется так же, как и по командировке в пределах нашей страны, – вам поможет обычный образец, представленный ваше.

Заполняем форму

Отчет о проделанной работе в командировке кратко составляется по форме Т-10а. Для верного заполнения нужно проследить, чтобы в графе 11 была указана вся требующаяся информация. Оформление считается правильным только после заполнения всех граф формы.

Рассмотрим подробнее, как составить отчет о командировке по общей унифицированной форме:

  • Документ регистрируется, ему присваивается порядковый номер, этот номер и дата подписания приказа указываются в начале документа.
  • Заполняются все реквизиты организации (ОКПО, полное название).
  • Фамилия, имя, отчество командированного, табельный номер.
  • В графу «должность» вписывается должность командированного, согласно штатному расписанию компании.
  • Вписывается пункт командирования и сроки командировки.
  • Цель командирования работника.
  • Указывается, на какие средства командируется сотрудник.

Внимание! Если сотрудник предприятия находится в статусе ученика (согласно трудовому договору), он может быть откомандирован только по причине, связанной с его ученичеством! Отчет об ученической командировке составляется точно так же, как и другие отчеты.

В результатах командировки указываются новые освоенные навыки и полученные знания. Перед оформлением приказа о командировке начальник отдела, где трудится командируемый, составляет «Служебное задание». Это задание является основанием для издания приказа о командировке и может быть указано в приказе, а также включаться в текст отчета о командировке. Работник должен ознакомиться с приказом на командировку и расписаться.

Оформление авансового отчета по командировке

Командировка — поездка работника на небольшой промежуток времени в иную компанию или филиал для осуществления дополнительной проверки. Возможны и иные мероприятия. Приезд согласовывается с руководителем компании для выполнения крайне важных работ. Об этом свидетельствует Трудовой кодекс РФ в статье 166. В момент направления в поездку, руководитель предоставляет работнику следующие виды гарантий:

  • В период временного отъезда собственное рабочее время сохраняется;
  • Заработная плата не меняется;
  • Работнику возмещаются затраты, которые были понесены во время командировки. Сюда относится оплата за такси или другой вид транспорта, аренда жилья и иное, предусмотренное статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

Основы для создания авансового отчета по командировке?

Отчет о завершенной командировке считается последним этапом текущей процедуры. В нем следует написать данные на отправление и момент возвращения работника из временной поездки. Иными словами, качественно оформленный документ должен подтверждать все расходы, которые были осуществлены в период поездки. Ведь они в дальнейшем повлияют на налоги организации. Подобный авансовый отчет создается работником, который направлен в поездку по работе.

После окончания формирования он передается в бухгалтерию для последующей проверки финансовых расходов. Окончательный этап — подпись руководителя об утверждении. Все денежные средства компенсируются. Если был дан аванс, то вписывается разница, если расходы были более значительными, чем предполагалось.

Порядок оформления авансового отчета по командировке

Впервые побывавший сотрудник в командировке может задаться вопросом, как оформить авансовый отчет. Если разобраться, то это весьма легко. Сегодня существует множество систем, которые помогают работникам быстро и правильно оформлять официальные бумаги. Бухгалтерии остается только их проверять. Итак, для того чтобы оформить документ, необходимо:

  1. Написать название компании;
  2. Порядковый номер и дату официальной бумаги. Эти данные должен установить уполномоченный работник;
  3. Из какого отдела сотрудник и какова должность;
  4. Ниже указывается причина, по которой составляется отчет. В данном случае — служебная поездка;
  5. Затем вписываются все показатели авансовой суммы и итоговые затраты;
  6. Документ передается бухгалтерам, которые прописывают номера и суммы кредита и дебета по правилам ведения бухгалтерского баланса;
  7. Второй лист необходим для прикрепления дополнительных документов, которые касаются командировки;
  8. После проверки бухгалтерами, отчет передается руководителю на подпись.

Главное — не потерять и не испортить документы, которые подтверждают текущие расходы.

Образец заполнения авансового отчета по командировке в 2018 году

Список дополнительных документов

Подобные документы именуются как оправдательные. Для того чтобы подтвердить свои расходы, сотрудник должен предъявить следующие виды документов:

  1. Если продукция приобреталась в розничном магазине, необходим товарный или кассовый чек. Если в кассовом чеке выделяется НДС, то потребуйте дополнительно у продавца счет-фактуру;
  2. Приобретая в розничном магазине и не имея кассового аппарата, каждый документ об оплате предоставьте со списком товаров. Также попросите продавца написать объяснительную, по какой причине он не использует кассовый аппарат;
  3. Если были оплачены услуги, например, проезд в общественном транспорте, почтовые услуги, нахождение в гостинице, необходимо предоставить подтверждающие об этом документы. Как правило, нужен кассовый чек и документ об оказании предоставленных услуг;
  4. Если товар был приобретен у оптового продавца, предоставьте кассовый чек, а также акт о том, что услуги были представлены банковской организацией;
  5. Если менялась валюта, то чек из обменного пункта.

Оформление авансового отчета по командировке

Командировка — поездка работника на небольшой промежуток времени в иную компанию или филиал для осуществления дополнительной проверки. Возможны и иные мероприятия. Приезд согласовывается с руководителем компании для выполнения крайне важных работ. Об этом свидетельствует Трудовой кодекс РФ в статье 166. В момент направления в поездку, руководитель предоставляет работнику следующие виды гарантий:

  • В период временного отъезда собственное рабочее время сохраняется;
  • Заработная плата не меняется;
  • Работнику возмещаются затраты, которые были понесены во время командировки. Сюда относится оплата за такси или другой вид транспорта, аренда жилья и иное, предусмотренное статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

Основы для создания авансового отчета по командировке?

Отчет о завершенной командировке считается последним этапом текущей процедуры. В нем следует написать данные на отправление и момент возвращения работника из временной поездки. Иными словами, качественно оформленный документ должен подтверждать все расходы, которые были осуществлены в период поездки. Ведь они в дальнейшем повлияют на налоги организации. Подобный авансовый отчет создается работником, который направлен в поездку по работе.

После окончания формирования он передается в бухгалтерию для последующей проверки финансовых расходов. Окончательный этап — подпись руководителя об утверждении. Все денежные средства компенсируются. Если был дан аванс, то вписывается разница, если расходы были более значительными, чем предполагалось.

Порядок оформления авансового отчета по командировке

Впервые побывавший сотрудник в командировке может задаться вопросом, как оформить авансовый отчет. Если разобраться, то это весьма легко. Сегодня существует множество систем, которые помогают работникам быстро и правильно оформлять официальные бумаги. Бухгалтерии остается только их проверять. Итак, для того чтобы оформить документ, необходимо:

  1. Написать название компании;
  2. Порядковый номер и дату официальной бумаги. Эти данные должен установить уполномоченный работник;
  3. Из какого отдела сотрудник и какова должность;
  4. Ниже указывается причина, по которой составляется отчет. В данном случае — служебная поездка;
  5. Затем вписываются все показатели авансовой суммы и итоговые затраты;
  6. Документ передается бухгалтерам, которые прописывают номера и суммы кредита и дебета по правилам ведения бухгалтерского баланса;
  7. Второй лист необходим для прикрепления дополнительных документов, которые касаются командировки;
  8. После проверки бухгалтерами, отчет передается руководителю на подпись.

Главное — не потерять и не испортить документы, которые подтверждают текущие расходы.

Образец заполнения авансового отчета по командировке в 2018 году

Список дополнительных документов

Подобные документы именуются как оправдательные. Для того чтобы подтвердить свои расходы, сотрудник должен предъявить следующие виды документов:

  1. Если продукция приобреталась в розничном магазине, необходим товарный или кассовый чек. Если в кассовом чеке выделяется НДС, то потребуйте дополнительно у продавца счет-фактуру;
  2. Приобретая в розничном магазине и не имея кассового аппарата, каждый документ об оплате предоставьте со списком товаров. Также попросите продавца написать объяснительную, по какой причине он не использует кассовый аппарат;
  3. Если были оплачены услуги, например, проезд в общественном транспорте, почтовые услуги, нахождение в гостинице, необходимо предоставить подтверждающие об этом документы. Как правило, нужен кассовый чек и документ об оказании предоставленных услуг;
  4. Если товар был приобретен у оптового продавца, предоставьте кассовый чек, а также акт о том, что услуги были представлены банковской организацией;
  5. Если менялась валюта, то чек из обменного пункта.

Кого нельзя направить в командировку

Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документовВ обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

  • Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
  • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

  • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
  • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Положение о командировках сотрудников: как составить в 2019 году и утвердить

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание!

В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

  • Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
  • Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

  • Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
  • Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
  • Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
  • Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Внимание!

Закрепить применение данных документов можно, например, в положении о командировках сотрудников

Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документовСм. Как оформит служебное задание на командировку, скачать бланк.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание!

Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

  • Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
  • На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
  • Оформить приказ о направлении в командировку.
  • Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

Внимание!

Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

Необходимые командировочные документы

Только при наличии определенных бумаг командировка сотрудника может считаться полностью законной, что позволит по ее окончанию претендовать на компенсацию командировочных расходов. Поэтому руководитель предприятия, бухгалтерия обязательно должны оформить следующие документы для командировки:

  • Приказ, в котором указывается место проведения командировки, ее сроки, основная цель, направление. Важно предварительно ознакомиться с приказом, и, если все устраивает, ставить под текстом свою подпись. Приказ готовится на специальном бланке, который утвержден на государственном уровне. В отдельных случаях форма может заполняться в свободной форме.
  • Служебная записка. Ее наличие особенно важно, если поездка будет осуществляться на своем автомобиле, либо во время командировки потребуется использовать для поездок такси или оформлять аренду автомобиля.
  • Путевой лист. Необходим для оформления командировки во всех случаях, если сотрудник во время служебной поездки будет пользоваться собственным автомобилем. Указывается государственный номер машины, личные данные владельца, пункт назначения, цель поездки.
  • Авансовый отчет. Применяется, если необходимо подтверждать командировочные услуги. Обязательно необходимо прикрепить чеки и квитанции затрат, которые были понесены во время поездки. Денежные средства возвращаются только те, без которых в командировке сотрудник обойтись не мог.
  • Табель. Ведется с момента отправки сотрудника компании в рабочую поездку. В нем указываются дни, проведенные в поездке. Выходные и рабочие дни отмечаются разными цифрами, буквами.
  • Журнал для проведения учета персонала, который отбывает в командировку. Данный документ используется только в том случае, если нормативный акт предприятия обязывает иметь его в наличии.

Как происходит оформление командировочных документов

Процедура осуществляется в несколько этапов:

  1. Подготавливается приказ, где прописывается ФИО сотрудника, которого отправляют в командировку, табельный номер, занимаемая должность с указанием подразделения, цель поездки и место, куда он направляется. К приказу прилагается документация, подтверждающая цель командировки.
  2. Работодателем приобретаются билеты для сотрудника, бронируется номер в гостинице.
  3. Сотрудник подписывает приказ об отправлении его в командировку.
  4. Перед самым выездом работник получает суточные, которые подсчитываются по определенным тарифам, но также могут превышать нормы. Средства сверх нормы зачисляются в бюджет НДФЛ. Суточные могут быть потрачены на проезд, питание, проживание в квартире посуточно или гостиничном номере. После получения денежных средств работник расписывается в соответствующей ведомости.
  5. Зарплата начисляется по месту основной трудовой деятельности и представляет собой средний заработок, умноженный на количество дней, которые работник провел в командировке.
  6. По прибытию сотрудник составляет финансовый отчет, сдает в бухгалтерию документы, подтверждающие командировку. Отчетностью являются кассовые и гостиничные чеки, билеты, квитанции, путевой лист на автомобиль. Если сотрудник отправлялся за границу, то прилагается ксерокопия страниц загранпаспорта, где таможней были сделаны специальные пометки.

Где можно недорого сделать документы, подтверждающие командировку

Довольно часто в рабочих поездках люди стараются сэкономить на проживании, пользуются не самыми дорогими услугами, проживают на съемных квартирах или у родственников, а разницу в ценах используют на свои нужды. Бывают случаи, когда в небольших частных отелях отказываются оформлять нужные документы либо бумаги утрачиваются.

Чтобы удачно закрыть поездку, получить компенсации, нужно предоставить в бухгалтерию профессионально составленные отчетные документы, которые подтверждают нахождение в командировке. Где их взять? Ответ прост – купить.

Обратившись в нашу компанию, вам будут предоставлены необходимые отчетные документы с подписями и мокрой печатью, названием гостиницы, датой въезда и выезда, количеством дней, гостиничный чек. Все данные будут полностью реальны, соответствовать требованиям, занесены в государственный реестр. Бухгалтер или руководитель предприятия всегда могут позвонить в гостиницу и убедиться, что данный человек действительно проживал в ней и сколько дней – менеджеры гостиницы обязательно подтвердят информацию. Сотрудничая с нами, можно рассчитывать на:

  • предоставление качественной услуги;
  • отсутствие ошибок при составлении бумаг;
  • индивидуальный подход;
  • конфиденциальность;
  • оперативность выполнения услуги;
  • профессионально организованную доставку.

Доверяя оформление документов для отчета по командировке сотрудникам нашей компании, можете рассчитывать на официальное подтверждение. Все бумаги грамотно оформляются, поэтому документы не вызовут лишних вопросов, а денежные средства будут выплачены в полном объеме.

Мы принимаем заявки на изготовление документов любой формы – от гостиничных чеков до бумаг, которым требуется законодательная регистрация.

Статьи по теме:

  • На что обратить внимание при оформлении документов, подтверждающих командировку?
  • Как получить документы, подтверждающие проживание в командировке?
  • Какие документы на проживание в командировке нужны для получения компенсации