Служебная записка о направлении в командировку — образец 2019 года

Направление в командировку – это официальный документ, который предполагает в себе описание дат и список выполняемых работ. Оформляется документация в соответствии с ТК РФ.

Отправление сотрудника в 2019 году в командировку влечет в себе расход в виде оплаты жилья и переезда, который возмещается в соответствии с представленным документом.

Содержание

Основания

Основания для оформления документа – направление работника в другую местность для выполнения служебного задания. В соответствии с законодательством, данный документ выдается руководством, например, начальником цеха.

Окончательное решение по направлению работника в командировку принимается руководством организации–работодателя.

Согласование действий регулируется локальными нормативными актами. Работодатель вправе отправить работника в командировку, если не введены ограничения по статусу последнего. То есть отправить в командировку невозможно мать–одиночку, а также студентов.

Командировка оформляется приказом от работодателя по унифицированной форме Т–9. Эта форма утверждается комитетом по статистике.

Если отправляются сразу несколько работников, то направление отражается на бланке Т–9А.

В приказе отображается следующая информация:

  • полное название компании;
  • личная информация о каждом работнике, в том числе его должности и подразделении;
  • целевое направление в командировку;
  • основания для издания приказа, часто таковыми становятся договоренности между работодателем и другой организации об осуществлении конкретной работы.

Теперь нет необходимости составлять командировочное удостоверение. Иначе оно считается дубликатом приказа или служебного задания.

Но так как на уровне федерального масштаба так и не смогли договориться, то работодателю представили шанс самостоятельного выбора.

Если необходимо оформление только одного документа, то будет лучше выдать бланк Т–10 в виде удостоверения.

В документе необходимо заполнить всю конкретную информацию, в том числе о продолжительности поездки. И именно последний пункт вызывает много споров. Если это документ «Служебное задание», то здесь все просто. Достаточно описать цель командировки и поставить корректно задачи для выполнения.

Цели

На этапе определения цели необходимо выяснить возможность направления специалиста в служебную поездку.

Стоит помнить, что в соответствии со статьей 60 Трудового кодекса, невозможно отправить работника в командировку, если есть ограничения, предусмотренные действующим законодательством.

Запрещено направление в служебную поездку граждан, относимых к категориям, прописанным в статьях 268, 259, 203 Трудового кодекса, а также пункте 2 статьи 41 ФЗ от 12 июня 2002 года №67.

Возможно отправление некоторых категорий граждан только с письменного согласия. Это предусмотрено статьей 269 и 264 Трудового кодекса России.

Если работник относится к этой категории, то работодатель вправе направить его в поездку, заблаговременно взяв у него письменное согласие.

Но стоит помнить, что специалисты обязаны ознакомиться с правом на отказ в соответствии со статьей 259 Трудового кодекса.

Цель служебной поездки определяется работодателем самостоятельно. Ранее целевое назначение указывали в служебном задании. Теперь оно не обязателен к оформлению.

Если работодатель до сих пор оформляет данный документ, то цель указывается именно в нем. Справка регистрируется в установленном порядке.

С целью поездки специалиста знакомят под роспись. Также возможен другой документ, определяющий цель поездки.

Законодательная база

Служебная командировка регулируется указанием статьи 166–168 ТК РФ. Под ней подразумевается направление сотрудника на предприятие, находящееся в другой местности.

Направление в командировку

Работодатель в соответствии со статьей 167 Трудового кодекса сохраняет рабочее место за направленным сотрудником в служебную поездку.

За ним также закрепляется среднемесячная зарплата за период его отсутствия. Дополнительно ему выплачиваются все виды премиальных.

Помимо этого, специалисту оплачивают издержки, связанные с переездом, указанные в трудовом кодексе. Их размер устанавливается нормативными актами или коллективным договором.

Работодатель вправе назначать дифференцированный платеж в соответствии с финансовыми возможностями и занимаемой должности. В этом случае он вправе сослаться на письмо Роструда 164–6–1.

В выходной день

Часто происходит ситуация, когда специалист должен выехать в командировку в выходной день.

Трудовой кодекс оговаривает запрет на выполнение должностных обязанностей в выходные дни, но присутствуют исключения из правил, которые обусловлены производственной необходимостью. Это оговаривается в статье 113 Трудового кодекса.

Но для вызова на работу в выходной день, работодатель должен получить письменное разрешение.

В этом случае работнику предоставляется дополнительный выходной день по окончанию поездки или заменен на денежную компенсацию.

как рассчитывается командировкаЧитайте, как рассчитывается командировка в выходной день

Как в табеле обозначается командировка? Смотрите тут.

За границу

Если работника отправляют в служебную поездку за границу, то он должен письменно на нее согласиться. При этом о командировке работодатель должен предупредить заблаговременно.

Мало того, организация должна оплатить его проживание и заблаговременно договориться обо всех расходах, связанных с проживанием и питанием.

Гарантии

Направление в командировку – это расход отправляющей или принимающей стороны. Это оговаривается изначально при заключении договора. То есть все расходные операции оплачиваются.

Если работник понесет какие–либо дополнительные расходы, то они также компенсируются, если они имели место быть в служебной поездке.

Существуют определенные гарантии по оставлению места за работником в случае его отъезда по служебным делам. Это регламентируется Трудовым кодексом.

Порядок оформления

Существует определенный порядок оформления в служебную поездку.

Оформление в поездку происходит следующим образом:

  1. Уведомление работника о поездке.
  2. Уведомление о возможности отказа.
  3. Уточнение возможности поездки.
  4. Регистрация уведомления в установленном порядке.
  5. Один экземпляр остается у работника, в другом он проставляет подпись.На основании этого выносится приказ.

Приказ

В приказе отображается вся информация о:

  • фамилии, имени, отчестве отправляемого;
  • должности;
  • периоде нахождения в командировке;
  • подпись после ознакомления.

Образец приказа о направлении в служебную командировку здесь.

Служебная записка

В служебной записке отображаются сведения:

  • ФИО направляемого;
  • должность и подразделение;
  • основание и цели поездки;
  • подпись и дата.

Образец служебной записки здесь.

Выдача аванса

Работодатель вправе выдать авансовый платеж специалисту, отправляемому в служебную командировку. Выдача сопровождается бухгалтерскими документами и распиской.

Все траты работник должен подтвердить квитанциями по приезду с командировки.

выплата суточных при однодневной командировкеУзнайте о выплате суточных при однодневной командировке

Как можно отказаться от командировки? Информация здесь.

Какие требуются документы для оформления командировки в 2019 году? Полный перечень представлен в этой статье.

Возмещение расходов

Если гражданин потратился на какие–либо нужды, то он также предоставляет подтверждающие документы. По приезду он приходит в бухгалтерию, предоставляет квитанции.

Работодатель рассматривает заявление по возмещению расходов, после этого средства перечисляются указанным способом специалисту.

На видео об оформлении командировки

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

  2. Позвоните на горячую линию:

    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году

Служебное задание на командировку: как правильно заполнить в 2019 году, порядок примененияС 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.

Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.

Теперь в обязательном порядке администрация должна составить приказ на командировку. Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать положение о командировках, либо иной внутренний локальный акт.

При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.

Внимание!

Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в командировку

, в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.

Кто составляет служебное задание

Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году

Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.

Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.

В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.

В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.

Внимание!

Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.

На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?

С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.

Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.

Условия следующие:

  • Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
  • Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
  • В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.

Внимание!

В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как командировочное удостоверение

, так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.

Служебное задание на командировку в 2019 году образец

Служебное задание на командировку: как правильно заполнить в 2019 году, порядок примененияСлужебное задание форма т-10а скачать бланк в формате Word.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Заявление на получение патента, форма 26.5-1: инструкция по заполнению в 2019 году

Служебное задание на командировку: как правильно заполнить в 2019 году, порядок примененияСкачать образец заполнения служебного задания в формате PDF.

Как составить служебное задание на командировку?

Заполнение начинается с записи в верхней части бланка полного или же короткого названия фирмы. После этого в поле справа указывается ее цифровой код по справочнику ОКПО.

Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.

Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.

Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.

В таблице пронумерованы столбцы:

  • — записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
  • — Должность, как указана в штатном расписании;
  • — страна и город, в которые он направляется в поездку;
  • — фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров — в графе можно поставить прочерк.
  • и — дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
  • — общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
  • — число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
  • — компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
  • — что служит основанием для поездки работника в командировку.

После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:

  • — Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
  • — после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Путевой лист грузового автомобиля: для чего он применяется, виды, образец заполнения 2019 года

Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.

Дальше располагается графа, в которой лицо, подписавшее выше задание, должно подвести общий итог данной поездки, после этого записать свои данные и сделать подпись.

Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.

Служебная командировка и служебная записка

Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании статьи 166 ТК РФ поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:

  • За работником сохраняется основное рабочее место;
  • Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером 922, изданное в 2007 году;
  • Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в статье 168 ТК РФ.

Служебная записка об отмене командировки — образец

Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Причины бывают разные:

  • Не удалось своевременно решить поставленную задачу в результате тяжелого заболевания сотрудника;
  • Погодные условия не позволили продолжать работу;
  • Иные значимые причины.

Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги. То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода. Обратите внимание на ряд особенностей. Если денежные средства были израсходованы частично, к примеру, на билет, которого не удалось вернуть, то сотрудник не сможет положить остаточные денежные средства в кассу. Дополнительно за ним числятся эти убытки. В таком случае нужно создать приказ, согласно которому денежные средства за невозвратные билеты будут возвращены сотруднику в полном объеме. Нужно обратить внимание, что эти расходы можно внести в бумагу отчета для снижения ставок по налогообложению прибыли. Должны быть соблюдены два условия:

  • В документе должно быть указано, что поездка к принимающей стороне была связана непосредственно с получением прибыли;
  • Причина отмены служебного задания подтверждается официальными документами, которые никак не относятся к просьбам самой компании.

Образец служебной записки об отмене поездки

Служебная записка на командировочные расходы — образец

Служебная записка является официальным документом, без которого сотрудник не сможет отправиться в поездку. Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки. Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам. Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки. Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.

Образец служебной записки на командировочные расходы

Служебная записка на командировку на личном авто — образец

Если гражданин решил отправиться в поездку в 2018 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утвержденыпостановлением Правительства Российской Федерации под номером 749. Как гласит пункт 7 этого Положения, срок пребывания к принимающей стороне подтверждается проездными официальными бумагами. Однако если работник отправляется на собственном транспортном средстве, этот срок должен быть представлен в записке. Она предоставляется бухгалтерии по возвращении сотрудника из командировки.

Образец служебной записки на командировку на личном авто

Служебная записка на продление командировки

Независимо от причины отъезда или продления командировки работнику, закон требует правильного оформления всех предоставленных документов. Эти правила учитываются в локальных нормативных актах компании. Чтобы продлить служебную записку, необходимо сделать запрос в письменном формате. Речь идет о продлении срока в случае отсутствия противопоказаний по состоянию здоровья и только после согласия работника. Важно соблюдать подобные условия и гражданам, которые воспитывают детей младше трехлетнего возраста. В эту категорию входят и одинокий родитель, который ухаживает за ребенком с ограниченными возможностями и так далее. Чтобы продлить поездку, необходимо оформить документ об этом. При этом сотрудник самостоятельно сможет отказаться от продления командировки. Если работодатель начнет препятствовать, то он будет привлечен к административной ответственности. Стоит отметить, что в записке должны быть веские причины, которые повлекут за собой отсрочки срока поездки.

Что это такое

Под служебной командировкой согласно указаниям статьи 166 Трудового кодекса подразумевается поездка на определенный срок работника какого-либо предприятия. Он направляется в поездку по распоряжению работодателя.

При этом работник обязан выполнить служебное поручение за пределами предприятия в другом населенном пункте вне места нахождения постоянного рабочего места.

Правительство Российской Федерации своим постановлением утвердило «Положение о командировках».

В нем установлены положения об особенностях направления работников в плановую командировку, ее оформлении. Внеплановая или срочная командировка оформляется на основании решения, которое выносит руководитель предприятия в виде служебной записки.

При поездке работника в командировку сообразно статье 167 Трудового кодекса за ним сохраняется:

  • постоянное рабочее место;
  • занимаемая должность;
  • среднемесячная заработная плата.

В положении отмечено, что направление работника в представительство или филиал предприятия, расположенный вне его постоянного рабочего места считается командировкой.

Она подразделяется в зависимости от места расположения объекта, куда работник направляется:

  • пределы одного региона;
  • регионы Российской Федерации;
  • территория зарубежных стран.

Классификация используется для осуществления расчета размера возмещения. Оно выплачивается предприятием работнику для покрытия расходов, связанных с поездкой в командировку.

Деловые бумаги, подтверждающие об отъезде в командировку работника,  оформляются на стандартных бланках.

Они ратифицированы постановлением № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое испустила Федеральная служба государственной статистики России. Оно приобрело законную силу 5 января 2004 года.

Цель поездки определяется в служебном задании, которое устанавливается руководителем предприятия. По прибытию из поездки работник сдает в соответствии с полученным заданием отчет об итогах проделанной работе.

Служебное задание является официальным документом, который осуществляет функции:

  • уточняет сущность задания, которое поручается работнику для исполнения во время командировки;
  • выражает полученные результаты порученного задания.

Указанный документ служит основанием для расчета количества рабочего времени работника, по которому производятся ему выплаты.

Образец справки о командировке Образец справки в ЗАГС о командировке вы можете посмотреть в статье: образец справки о командировке

Про командировку в выходной день рассказывается по ссылке.

Как заполнить и его образец

Поручения работнику оформляются на бланке унифицированной формы Т-10а.  Сведения, занесенные в указанную форму должны полностью соответствовать плану командировки, утвержденному руководителем предприятия. Одновременно со служебным заданием работнику выписывается командировочное удостоверение.

В служебном задании необходимо подробно фиксировать цели и задачи, подлежащие обязательному выполнению работником, который был командирован.

На его основании издается внутренний приказ, распоряжение об отправлении работника в командировку. Оно подлежит обязательной регистрации в соответствующем журнале, который ведет кадровая служба.

В нем нужно заполнить нижеследующие данные:

  • полное наименование предприятия, его реквизиты;
  • регистрационный номер документа, дата его составления;
  • личные данные работника, направляемого в командировку;
  • табельный номер работника;
  • подразделение предприятия, где работник трудится, его занимаемая должность;
  • месторасположение объекта, куда направлен в командировку работник;
  • дата начала командировки, срок пребывания в ней работника;
  • задание, подлежащее исполнению;
  • отчет об исполнении или невыполнения задания, выданного на период командировки, полученные результаты.

Служебное задание совместно с авансовым отчетом, командировочным удостоверением работником сдается в бухгалтерию предприятия, где подсчитываются выплаты, подлежащие к оплате.

Бланк формы Т-10а содержит таблицу, куда необходимо записать всю информацию, касающуюся поездки.

В частности подлежат заполнению графы 1-10, куда заносится информация:

  • о подразделении, где трудиться работник, направленный в командировку;
  • занимаемая должность откомандированного работника;
  • страна, город, куда направляется работник;
  • наименование предприятия, где работник должен выполнить определенную работу;
  • дата начала и конца командировки;
  • длительность командировки, отсчитываемая в календарных днях без включения дней, отведенных для нахождения в пути;
  • указывается организация, которая будет оплачивать поездку;
  • вписывается основание поездки, которая представлена в качестве деловая бумага, например, служебная записка, объясняющая причины направления работника для выполнения какой-либо работы на другом предприятии, дочерней организации, расположенной в другом населенном пункте.

Отчет об исполнении задания заполняется работником в графу 12 бланка Т-10а, В ней необходимо изложить в краткой форме проделанную во время командировки работу.

Помимо него работник подготавливает авансовый отчет. Снизу он ставит свою подпись, делает ее расшифровку и сдает служебное задание начальнику подразделения, где он работает.

Начальник отдела проверяет составленный работником отчет работника. Затем пишет заключение по работе, ставит свою подпись, проставляет дату и передает служебное задание в вышестоящую инстанцию.

Кто заполняет

Официальные бумаги, выдаваемые направляемому в командировку работнику, входят в число первичных учетных документов, утвержденных постановлением правительства РФ «О первичных учетных документах». Оно было испущено 8 июля 1997 года за номером 835.

Как правило, служебное задание составляется руководителем подразделения, которое входит в состав предприятия.

Например, начальником структурного подразделения, административного отдела. Он заполняет все графы формы Т-10а, оставляя пустым графу 11, который подлежит заполнению работником.

На нем проставляются подписи лица, заполнившего его, руководителя предприятия, начальника планово-экономического отдела предприятия.

Работник должен подписать служебное задание, завизированное вышеперечисленными должностными лицами предприятия.

Важные моменты

В отдел кадров, где издается приказ о направлении работника в командировку, служебное задание передается в течение 10 рабочих дней, если речь идет о зарубежной командировке и за 7 дней в случае отправления работника в какой-либо регион Федерации.

За день отъезда принимается день отхода транспортного средства в пункт следования. За день приезда – день его прибытия в населенный пункт, где находится предприятие. Согласно нормам день отъезда и приезда принимается за один день.

При этом начало командировки, его конец должны соответствовать датам, указанным в билетах на проезд. При отправлении транспорта до полуночи за день отъезда принимаются протекающие сутки, после полуночи наступающие сутки.

Работник должен дать свое согласие на поездку в командировку в письменном виде, иначе она считается противоречащей нормам трудовых законодательных актов.

Необходимо принять во внимание, что с начала текущего года вошло в действие постановление правительства «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации», которое было опубликовано 31 декабря прошедшего года за номером 1595.

Согласно нововведениям утратил законную силу пункт 6 «Положения о командировках», обязывающее работодателя оформить служебное задание.

Кроме этого отменен пункт 26 о сдаче письменного отчета по прибытию работника из поездки. В новой редакции положения исключено понятие о командировочном удостоверении.

Вдобавок к вышесказанному следует отметить, что с 8 января 2019 года не подлежит оформлению служебное задание, командировочное удостоверение, если работник направляется в командировку в другой населенный пункт, регион.

Как отказаться от командировки По каким причинам можно отказаться от командировки, узнайте в статье: как отказаться от командировки

Как оформляется командировка за границу, читайте тут.

Как оформить изменение сроков командировки, описывается в этой статье.

Видео: Направление работников в служебную командировку

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

  2. Позвоните на горячую линию:

    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работниковдля участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

  • Примеры объяснительной записки
  • Справка с места работы для получения шенгенской визы – образец оформления
  • Как написать справку – образец справки с места работы
  • Образец объяснительной записки
  • Образец докладной записки

К записи 1427 комментариев

« Старые комментарии

Что это за документ?

Положение о служебных командировках относится к актам локального уровня, которые регулируют процедуру направления штатных сотрудников для исполнения определенных заданий вне пределов их постоянного места работы.

Сей документ содержит в себе как условия об оплате и перечень компенсируемых затрат, так и сроки поездки, режим труда, а также порядок компенсации тех же периодов нетрудоспособности, привлечения к работе в сверхурочном режиме и иные аспекты трудовой деятельности.

Нормативная база

Учитывая, что осуществления служебных поездок с целью выполнения трудовых обязанностей является повседневной нормой для многих компаний, Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение, в котором прописаны условия оформления и предоставления командировок штатным сотрудникам, включающее в себя основные нюансы — от стандартного перечня компенсационных затрат до времени начала и окончания поездок.

В силу того, что сей акт не учитывает многие особенности, имеющиеся в учреждениях с определенной спецификой занятости, компании вправе ряд дополнительных условий, не оговоренных в Постановлении №749, определять самостоятельно на локальном уровне, но с учетом действующих норм, которые также содержатся и в главе 24 Трудового кодекса РФ.

Для чего нужно?

Так как большинство сотрудников направляются для выполнения  поручений руководства в интересах компании, поездка квалифицируется как служебная с компенсацией всех расходов за счет организации.

При этом за любые компенсационные выплаты, которые производит работодатель, он должен отчитаться в налоговые органы, проверяющие расход средств компании весьма тщательно. А так как Постановление №749 содержит лишь стандартный перечень, посредством локального Положения можно обосновать ряд дополнительных расходов во избежание проблем с контролирующими органами.

Обязательно или нет?

Нормы главы 24 ТК РФ содержат лишь общие правила направления в командировки, поэтому многие компании при оформлении поездок руководствуются именно Постановлением №749.

А так как указанный акт содержит весьма подробные разъяснения практически для всех нюансов, которые могут возникнуть, оформлять отдельный акт на локальном уровне вовсе не обязательно.

Однако если учреждение имеет определенную специфику, которая отражается на условиях предоставления командировок, и содержит в себе дополнительные нюансы, целесообразность создания Положения становится явной.

Ведь в том же Постановлении №749 не прописано, что переговоры могут вестись в ресторане с компенсацией расходов за счет работодателя или что сотрудник для заключения сделки может арендовать конференц-зал или снять шикарный номер для демонстрации престижа и успешности отдельно взятого учреждения.

Когда не применяется?

Стоит помнить, что если акт местного уровня не создан, все расходы, а также условия предоставления командировок потребуется осуществлять только в рамках Постановления Правительства РФ №749.

При этом даже при наличии локального Положения о командировках оно может не применяться, но только в строго определенных случаях.

Так, сим документом не руководствуются в случае:

  • если занятость штатных сотрудников предполагает разъездной характер в качестве основного режима труда;
  • если работник не включен в основной штат и соглашение с ним носит гражданско-правовой характер.

Скачать бланк дополнительного соглашения к трудовому договору

Скачать бланк дополнительного соглашения к трудовому договорускачать бланк дополнительного соглашения к трудовому договору можно по ссылке в нашей статье.

Пример служебной записки на премирование вы найдете здесь.

Определение терминов согласно нормам Закона

Согласно нормативным документам, под командировкой понимается выполнение задания, которое работнику поручил его работодатель. При этом предполагается, что выполняться оно должно не на основном месте работы особы, а за пределами компании в другом городе России или же за рубежом.

Сотруднику предоставляются определенные гарантии, которые предусмотрены на законодательном уровне. Они призваны обеспечить его нужды, которые возникают у человека во время служебной поездки. Это подразумевает оплату расходов на проезд, проживание, питание и прочие траты, которые могут возникнуть в ходе достижения поставленной руководством цели.

Учитывая тот факт, что расходы сотрудника компенсируются за счет бюджета организации, а Налоговым законодательством предусмотрен очень скудный перечень допустимых трат, многие структуры, учитывая специфику своей работы и ход поездок, разрабатывают Положения о служебных поездках. Именно этот документ дает возможность обосновать покрытие многих дополнительных расходов во время командировки.

Перечень типовых документов и локальных актов

Порядок, по которому предоставляются командировки, регламентирован правительственным постановлением №749 от 2008 года, в котором определена:

  • длительность поездки;
  • компенсация проезда, проживания, расходов на питание;
  • в каком порядке происходит компенсации расходов на поездки за границу.

Эти же расходы закреплены в статье 264 Российского Налогового кодекса. В законодательных документах освещаются нюансы покупки билетов и видов транспорта, которые могут быть использованы, размер аванса, возможность болезни сотрудника во время командировки и прочие моменты.

Однако, в документах федерального значения сложно учесть все нюансы и предусмотреть полный перечень трат, которые могут возникнуть у представителей различных организаций. В связи с этим многие предприятия создают Положения, в котором возможно учесть все нюансы осуществления поездок служебного характера.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

Например, статья 264 НК определяет, что сотрудник, который находится в командировке, не имеет права пользоваться услугами ресторана в гостинице, а это исключает возможность проведения дружеского обеда с партнерами. Еще один запрет – услуги химчистки, поскольку они принадлежат к дополнительным услугам гостиницы. Однако, часто командировка связана с посещением объектов строительства, где очень просто испачкаться.

Это только малая часть дополнительных трат, которые могут возникнуть в командировке. В связи с этим каждое предприятие имеет возможность с учетом своего прежнего опыта работы и специфики деятельности отразить все необходимые моменты в Положении про командировки.

Нужно отметить, что образец положения о командировках не удастся найти в Приказе №558 Министерства культуры, которым закреплен список Типовой документации и локальных актов, заведение которых является обязательным на каждом предприятии. Поэтому утверждение такого документа является доброй волей руководства каждой компании.

Назначение

Положение про командировки – внутренний локальный акт компании, который применяется параллельно с другими подобными документами, среди которых положение про оплату труда, про премирование и т.д.

Назначение данного документа – установить и закрепить различные факторы: виды служебных поездок, характер и размер расходов, которые будут возмещены, транспорт, который может использоваться во время командировки и прочие тонкости.

С точки зрения налогового учета разработка подобного документа дает возможность без всяких опасений признавать различные траты, как командировочные, и давать обоснование их размеру в расходах, когда рассчитывается налог на прибыль.

В любой организации или в ИП нет необходимости составлять подобное положение, если работники структуры не направляются в служебные командировки, более того такие поездки не планируются.

Порядок разработки и приказ об утверждении

Документы локального характера разрабатываются структурными подразделениями компании. Положение про командировки чаще всего готовится сотрудниками бухгалтерии, после чего оно визируется в юротделе фирмы. Поскольку данный документ является важным в жизнедеятельности каждой компании, руководитель издает соответствующий приказ, которым утверждается положение. После этого все сотрудники обязаны ознакомиться с ним под подпись.

К положению могут быть прикреплены типовые документы, участвующие в документообороте, который связан с командировками. Допускается разработка форм на предприятии, поскольку законодательно не закреплено требование использовать унифицированные бланки.

Таким образом, положение про командировки помогает упорядочить учет и документооборот в организации. Используя его, можно регламентировать решение вопросов, которые связаны с направлением сотрудников в служебные поездки.

Скачать образец служебной записки, подтверждающей срок командировки

Если положение будет оформлено четко и правильно, это избавит работодателя от множества проблем, которые связаны с оплатой расходов на командировку.

Структура документа на 2019 год

В 2019 году командировочное законодательство было изменено. Отказались от командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов про командировки. Однако, если в локальном положении работодатель предусматривает заполнение подобных документов, это не будет считаться нарушением закона.

Скачать образец Положения о служебных командировках

При составлении в 2019 году подобного документа в его состав можно включать такие моменты:

  • введение в общие положения круга сотрудников, на которых распространяется действие документа; разъяснение того, какая командировка является служебной, а какие поездки к таковой не относятся;
  • в разделе, который посвящен срокам поездки и ее режиму, можно указать, какова минимальная/максимальная длительность, определить фактический срок пребывания и рабочий график, который должен использоваться в ходе визита; также должны быть даны указания, как вести себя работнику при возникновении непредвиденной ситуации, например, в случае болезни;
  • раздел, касающийся документального оформления поездки, может содержать порядок, который используются при взаимодействии службы; формы документов, которые составляются в организации, в том числе отчет, который должен предоставить сотрудник после возвращения из командировки;
  • в разделе, в котором отображаются гарантии сотрудникам, может быть, например, предусмотрена повышенная оплата труда в праздничный или выходной день и пр.;
  • важным является раздел про командировочные расходы, в нем следует конкретизировать, какие траты, понесенные в ходе служебной поездки, будут компенсированы работнику.

Ознакомление с должностной инструкцией

Ознакомление с должностной инструкциейОзнакомление с должностной инструкцией должно проводиться перед тем, как сотрудник подписал трудовой договор.

Правила начисления доплаты за совмещение должностей на время отпуска вы можете увидеть вот тут.

Образец Положения о служебных командировках:

Право работника на отказ

При разработке положения нужно учесть и перечислить все случаи, при которых сотрудник имеет право отказаться от поездки, а также ситуации, при которых отправлять работника в поездку запрещено законом. Это даст возможность минимизировать трудовые конфликты и поможет работниками отстоять свои законные интересы и права.

Согласно положений статьи 259 Российского Трудового кодекса запрещено отправлять в поездки сотрудниц, которые находятся в положении, работников, которые работают по ученическому контракту, если поездка не имеет отношения к ученичеству (ст. 203 ТК РФ), и работников фирмы, которые не достигли совершеннолетия (ст. 268).

Статья 203. Время ученичества

Статья 268. Запрещение направления в служебные командировки, привлечения к сверхурочной работе

В последнем случае действует исключение, если речь идет о командировке творческих работников, перечень которых утвержден правительственным постановлением №252 от 2007 года.

Существует также отдельная группа работников, которые могут самостоятельно принимать решение о том поедут они или нет в командировку. Их воля должна быть изложена в письменном виде.

Статья 259 ТК определяет, что к ним относятся:

  • женщины, чьим детям еще не исполнилось трех лет;
  • мать или отец, которые сами занимаются воспитанием детей до 5 лет;
  • особы, которые имеют детей-инвалидов;
  • работники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии соответствующего медицинского заключения.

Статья 259. Гарантии беременным женщинам и лицам с семейными обязанностями при направлении в служебные командировки

Статья 264 дает право выбора особам, которые являются опекунами/попечителями несовершеннолетних детей.

Остальные работники, которые не принадлежат ни к одной из перечисленных категорий, в случае отказа от командировки рискуют получить дисциплинарное взыскание. Статья 192 Российского ТК определяет, что работник считается совершившим дисциплинарный поступок в случае, когда он не исполнил или выполнил плохо возложенные на него трудовые обязанности.

Статья 192. Дисциплинарные взыскания

Из этого следует, что отказ работника от служебной поездки будет расценен как нарушение трудовой дисциплины, которое влечет за собой наложение дисциплинарной ответственности. Самое строгое наказание, которое может ожидать особу, увольнение.